.png)
Nghiệp vụ kế toán: Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn mua vào, bán ra hợp pháp theo Thông tư 78/2021
Sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC là điều tất yếu của mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Để việc sử dụng hóa đơn điện tử mới này được dễ dàng, đúng pháp luật và tránh gặp phải các hóa đơn mua vào bất hợp pháp thì phải kiểm tra hoá đơn mua vào, bán ra hợp pháp và việc sử dụng công cụ tra cứu hóa đơn an toàn, chính xác là điều không thể thiếu. Bài viết dưới đây TOPSOFT.VN sẽ hướng dẫn giúp các bạn và doanh nghiệp biết cách để kiểm tra hóa đơn hợp lệ, hợp pháp một cách đơn giản và chính xác nhất.
1. Thế nào là hóa đơn hợp lệ, hợp pháp?
Hóa đơn hợp pháp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro liên quan đến thuế.
Dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ và hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các nội dung sau:
|
· Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; · Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; · Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế); · Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng hoặc tổng thanh toán với hóa đơn bán hàng; · Chữ ký ký điện tử của người bán (người mua không bắt buộc ký); · Ngày lập hóa đơn điện tử; · Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; · Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có). |
Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp phần mềm xử lý hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn. Trong đó, phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử Topsoft.vn có nhiều ưu thế có tính năng liên thông dữ liệu, tự động nhập liệu & hạch toán ngay khi xuất hóa đơn, giúp giảm tải 1 khối lượng lớn cho kế toán.
2. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp pháp mới theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC
2.1 Kiểm tra hóa đơn hợp lệ, hợp pháp
Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng cục Thuế.
Bước 2: Tại giao diện của hệ thống hóa đơn điện tử, lựa chọn “ Tra cứu hóa đơn điện tử” và thực hiện nhập các thông tin tra cứu tương ứng:
· MST của người bán: Nhập MST của bên xuất hóa đơn
· Loại hóa đơn: Lựa chọn loại hóa đơn tương ứng cần tra cứu theo ký hiệu số (1, 2, 3, 4, 5, 6) được quy định tại Thông tư 78.
· Ký hiệu hóa đơn: Nhập vào ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự theo quy định tại Thông tư 78, ví dụ: C21TAA hoặc K21TAA
· Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn cần tra cứu.
· Tổng tiền thuế: Nhập số tiền thuế
· Tổng số tiền thanh toán: Nhập vào số tiền cần thanh toán
· Mã captcha: Nhập mã captcha
Bước 3: Sau khi điền đầy đủ các thông tin, thực hiện ấn “ Tìm kiểm” và kiểm tra thông tin của hóa đơn tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả với hai trường hợp có thể xảy ra như sau:
· Trường hợp 1: Có hóa đơn trùng khớp với thông tin của tổ chức hoặc cá nhân đã tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã được cấp mã hóa đơn.
· Trường hợp 2: Không tìm thấy hóa đơn nào trùng khớp với thông tin của tổ chức hoặc cá nhân đã tìm kiếm.
2.2 Kiểm tra hóa đơn mua vào, bán ra của doanh nghiệp
Các bước tra cứu hóa đơn bán ra và mua vào trên hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc
* Chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử bán ra và mua vào trên hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc như sau:
Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ , chọn “ Đăng nhập” và nhập đầy đủ thông tin để truy cập hệ thống
Điền thông tin dữ liệu để đăng nhập
Bước 2: Click menu “ Tra cứu” chọn “ Tra cứu hóa đơn”
Khi đã truy cập được vào phân hệ tra cứu hóa đơn các bạn có thể sẵn sàng tra cứu hóa đơn bán ra, mua vào theo Thông tư 78/2021/TT-BTC mà doanh nghiệp đã xuất bán hoặc đã mua hàng.
Cụ thể các kiểm tra các hóa đơn bán ra, mua vào như sau:
Tại phân hệ tra cứu hóa đơn sẽ có 2 phần là:
+ Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra.
+ Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào.
Truy cập phân hệ tra cứu hóa đơn
a. Tra cứu kiểm tra hóa đơn bán ra của doanh nghiệp
Khi chọn phân hệ “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra”, thực hiện nhập các trường thông tin như :
· Ngày tạo lập hóa đơn từ ngày… đến ngày…: Phân hệ này(thường giới hạn kết quả tìm kiểm tối đa 1 tháng.
· Trạng thái hóa đơn.
· Kết quả kiểm tra.
Các tùy chọn trạng thái hóa đơn và kết quả kiểm tra sẽ hiển thị như hình minh họa bên dưới.
Lựa chọn trạng thái và kết quả khi tra cứu kiểm tra hóa đơn bán ra
Trong đó, các bạn chú ý phần trạng thái về hóa đơn hủy, hóa đơn thay thế vì các hóa đơn này đã không có giá trị sử dụng và hóa đơn được thay thế bởi hóa đơn khác nên các bạn cần đối chiếu lại trên phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp xem có đúng như vậy không, đảm bảo đầy đủ thủ tục xử lý hóa đơn bị sai sót theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC (xem thêm bài viết về cách xử lý sai sót hóa đơn theo TT 78/2021).
b. Tra cứu kiểm tra hóa đơn mua vào của doanh nghiệp
Khi chọn phân hệ “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra”, thực hiện nhập các trường thông tin như :
· Ngày tạo lập hóa đơn từ ngày… đến ngày…: Phân hệ này (thường giới hạn kết quả tìm kiểm tối đa 1 tháng.
· Trạng thái hóa đơn.
· Kết quả kiểm tra.
Các tùy chọn trạng thái hóa đơn và kết quả kiểm tra sẽ hiển thị như hình minh họa bên dưới.
Lựa chọn trạng thái và kết quả kiểm tra hóa đơn mua
Lưu ý: Kế toán cần chú ý kiểm tra các hóa đơn mua vào có phần trạng thái là hóa đơn hủy, hóa đơn thay thế vì các hóa đơn này đã không có giá trị sử dụng và hóa đơn được thay thế bởi hóa đơn khác nên các bạn cần đối chiếu lại với người bán hàng của doanh nghiệp xem có đúng như vậy không tránh nhận phải các hóa đơn bất hợp, không còn giá trị sử dụng.
3. Lợi ích khi sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng cục Thuế
Lợi ích khi sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc như sau:
Lợi ích khi sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc
– Tra cứu được tất cả hóa đơn bán ra (tất cả các hóa đã cấp mã, chưa cấp do không đủ điều kiện, hóa đơn mới, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, hóa đơn hủy….). Doanh nghiệp không phải lập báo cáo sử dụng hóa đơn với những hóa đơn xuất theo TT78/2021/TT-BTC
– Tra cứu được tất cả các hóa đơn mua vào của doanh nghiệp nếu đơn vị bán ghi đúng thông tin của doanh nghiệp mua và hệ thống tự động cập nhật hóa đơn mua vào ngay sau khi bên xuất được cơ quan cấp mã hợp lệ. Giúp tránh bỏ sót hóa đơn do bên bán quên không gửi cho người mưa
– Dễ dàng kết xuất dữ liệu hóa đơn bán ra, mua vào để nhập khẩu vào phần mềm kế toán Topsoft.
4. Phân loại và xác định hóa đơn giả, hóa đơn không hợp pháp
* Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
* Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc:
|
1 |
Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả; sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; |
|
2 |
Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế; |
|
3 |
Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; |
|
4 |
Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; |
|
5 |
Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; |
|
6 |
Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp. |
* Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc:
|
1 |
Sử dụng hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định; |
|
2 |
Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); |
|
3 |
Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả; sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn; |
|
4 |
Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; |
|
5 |
Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra; sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ. |
Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử như Phần mềm kế toán Topsoft sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán Topsoft có khả năng:
· Kết nối trực tiếp các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
· Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng hoặc thiết kế mẫu hoá đơn theo yêu cầu của doanh nghiệp.
· Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.
Ngoài ra, phần mềm kế toán Topsoft còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…
Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử trên phần mềm Kế toán Topsoft, vui lòng liên hệ Hotline: 091 234 7410 hoặc Email liên hệ : hieucmtopsoft@gmail.com
