Phần mềm quản lý Topsoft Spa là giải pháp được xây dựng theo quy trình khép kín cho mô hình đặc thù quản lý chuỗi Spa đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ và quy trình thực hiện dịch vụ Spa chuyên nghiệp. Hệ thống được xây dựng với những Module chức năng cơ bản như: Quản lý nhân viên, điều trị viên, Quản lý khách hàng, Quản lý sản phẩm mỹ phẩm, danh sách dịch vụ, Quản lý quy trình làm dịch vụ, Theo dõi công nợ, Báo cáo thống kê và Chăm sóc khách hàng

Sơ đồ phân cấp chức năng phần mềm Topsoft SPA

Nhanh chóng xử lý, thực hiện giao dịch với khách hàng đến với trung tâm spa

Phần mềm là công cụ đắc lực giúp lễ tân có thể nhanh chóng cập nhật thông tin của khách hàng. Phần mềm tạo nên quy trình khép kín giúp cho quy trình tiếp nhận và làm dịch vụ đơn giản hơn bao giờ hết.
+ Tạo hồ sơ dịch vụ: Khi khách tới cơ sở làm dịch vụ spa, ngay tại SPA chọn chức năng “Cập nhập giao dịch” của phần mềm nhân viên lễ tân hoàn toàn có thể thêm mới khách hàng trực tiếp lên hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác. Những khách hàng đã có trong hệ thống bạn có thể lọc tìm kiếm theo nhiều tiêu chí như số điện thoại, tên khách, loại dịch vụ khách hàng đăng ký, thông tin sản phẩm và lên lịch thanh toán dự kiến.
+ Check in dịch vụ: bộ phận lễ tân có thể cập nhật và check in dịch vụ cho khách. Phần mềm hỗ trợ nhân viên lễ tân sắp xếp và phân công kỹ thuật viên điều trị cho khách hàng và sắp xếp giường phòng hợp lý. Máy tính có kết nối máy in có thể in trực tiếp phiếu trên hệ thống gửi khách hàng.

Màn hình checkin dịch vụ phần mềm quản lý Topsoft SPA

+ Theo dõi bán dịch vụ, mua hàng, lịch thanh toán, lịch điều trị: Mỗi dịch vụ Spa đều được thiết lập và quản lý quy trình điều trị cụ thể.  Trực tiếp trên phần mềm chúng ta có thể theo dõi đầy đủ về lịch thanh toán hay lịch điều trị cho khách hàng. Ngoài ra, trên hệ thống sẽ lưu vết được toàn bộ lịch sử điều trị của khách tại Spa.

Màn hình Tổng hợp thông tin khách hàng phần mềm quản lý Topsoft SPA

+ Quản lí xử lý các tình trạng dịch vụ, cuộc gọi và phản hồi khách hàng: Mỗi khách hàng sử dụng dịch vụ điều trị liệu trình hoặc mua sản phẩm sẽ hiển thị chi tiết lịch chăm sóc khách hàng đợt tiếp theo. Phần mềm sẽ hiển thị màn hình hình xử lí tình trạng để dễ dàng chăm sóc khách hàng.

Màn hình CSKH – Hỏi thăm, nhận lịch phần mềm quản lý Topsoft SPA

+ Quản lý thu chi, công nợ: Để quản lý thu chi và theo dõi công nợ hệ thống hỗ trợ cho bộ phận kế toán có thể thu tiền in phiếu thu trực tiếp trên hệ thống đồng thời theo dõi công nợ để nhắc báo khách hàng.
+ Quản lý hoa hồng tư vấn, hoa hồng điều trị: Trong quá trình làm dịch vụ hệ thống sẽ tự động tính hoa hồng tư vấn và hoa hồng điều trị cho nhân viên. Từ đó, cuối tháng bộ phận kế toán sẽ có cơ sở để cập nhật bổ sung vào bảng lương cho nhân viên.

Giải quyết bài toán phân loại khách hàng và quản lý đội telesales

TOPSOFT luôn khẳng định thế mạnh trong dẫn đầu trong lĩnh vực xây dựng hệ thống theo quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp:

• Hệ thống cho phép phân loại khách hàng của trung tâm spa chi tiết với nhiều tiêu chí, đồng thời dễ dàng phân bổ khách hàng tiềm năng cho từng telesale.
• Dễ dàng theo dõi, ghi chú nhật ký làm việc với khách hàng theo dòng thời gian
• Nhân viên kinh doanh nắm bắt được một cái nhìn tổng quan nhất về thực trạng kinh doanh và sẽ có phương thức quản lý các cơ hội của mình chặt chẽ hơn.
• Người quản lý có thể phân tích và dự đoán được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời đưa ra những chiến lược kinh doanh kịp thời nhất.
• Hệ thống theo dõi, thống kê, phân tích, tổng hợp các giao dịch hàng ngày của nhân viên sales.
• Thống kê nhanh quá trình chăm sóc khách hàng tiềm năng của Telesale doanh đang ở giai đoạn nào, giá trị của các cơ hội dự kiến tới thời điểm hiện tại là bao nhiêu, có bao nhiêu cơ hội thất bại…
• Phân loại tình trạng cơ hội kinh doanh để nhân viên kinh doanh dễ dàng chăm sóc.

Màn hình Cơ hội kinh doanh phần mềm quản lý Topsoft SPA

Màn hình Tạo lịch hẹn cho khách hàng phần mềm quản lý Topsoft SPA

Đồng bộ quy trình quản lý, phát triển mô hình chuỗi spa

Phần mềm Topsoft SPA là công cụ đắc lực giúp đóng gói quy trình vận hành quản lý, vận hành. Cho phép có thể nhân bản hệ thống thành công:

• Hệ thống cho phép quản lý nhiều chi nhánh trên cùng một hệ thống, cơ chế phân quyền chi tiết theo chi nhánh, phòng ban cho phép các chi nhánh, bộ phận phòng ban có thể dễ dàng lựa chọn hoạt động độc lập hay phối hợp cùng nhau
• Quy trình quản lý vận hành có thể dễ dàng thay đổi linh hoạt cho tối ưu với đặc thù riêng của doanh nghiệp ở từng bước thêm, sửa, xóa, thấy dữ liệu.
• Sản phẩm, tinh chất trong kho tại mỗi chi nhánh được cập nhật theo thời gian thực cho phép bộ phận quản lý kho có thể lên kế hoạch mua hàng hoặc điều chuyển kho hợp lý nhất
• Hệ thống báo cáo phân tích chi tiết doanh số theo từng chi nhánh sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt, dự báo được tình hình kinh doanh của từng chi nhánh

Quản lý nhân viên

Hệ thống cho phép phân quyền và quản lý đội ngũ nhân viên khoa học theo chức vụ, phòng ban, chi nhánh. Tự động bóc tách tính hoa hồng cho nhân viên tư vấn, kỹ thuật viên làm dịch vụ Hệ thống báo cáo tình hình kinh doan chuyên nghiệp bao gồm:

• Báo cáo bán hàng theo nhân viên theo kỳ, chi nhánh
• Báo cáo bán hàng theo nhân viên theo sản phẩm/dịch vụ
• Báo cáo chăm sóc khách hàng theo nhân viên
• Báo cáo nhân viên thực hiện dịch vụ

Mẫu báo cáo doanh số bán hàng lọc theo nhân viên phần mềm quản lý Topsoft SPA

Hệ thống 20 mẫu báo cáo cho hoạt động kinh doanh của spa

Phần mềm quản lý Topsoft SPA hỗ trợ 20 mẫu báo cáo khác nhau giúp nhà quản lý nắm bắt được toàn bộ hoạt động quản lý và kinh doanh của trung tâm spa từ khâu: quản lý nhân sự, khách hàng, chăm sóc khách hàng đến tình hình bán hàng, làm dịch vụ…

• Báo cáo bán hàng theo nhân viên theo kỳ, chi nhánh
• Báo cáo bán hàng theo nhân viên theo sản phẩm/dịch vụ
• Báo cáo chăm sóc khách hàng theo nhân viên
• Báo cáo trích thưởng hoa hồng Nhân viên tư vấn
• Báo cáo trích thưởng hoa hồng nhân viên kỹ thuật
• Báo cáo bán hàng theo sản phẩm theo kỳ, chi nhánh
• Báo cáo bán hàng theo dịch vụ theo kỳ, chi nhánh
• Báo cáo bán hàng tổng hợp theo kỳ, chi nhánh
• Báo cáo doanh thu sản phẩm theo chi nhánh
• Báo cáo doanh thu dịch vụ theo chi nhánh
• Báo cáo doanh thu tổng hợp theo chi nhánh
• Báo cáo doanh thu theo từng loại dịch vụ
• Báo cáo doanh thu theo nhân viên tư vấn
• Báo cáo doanh thu theo nhân viên kỹ thuật chính
• nhân viên kỹ thuật chính nhân viên kỹ thuật phụ
• Báo cáo thực hiện dịch vụ theo nhân viên
• Báo cáo số lần thực hiện còn lại của khách hàng
• Báo cáo sổ quỹ tiền mặt
• Báo cáo tài khoản ngân hàng

Màn hình Thống kê, báo cáo số liệu phần mềm quản lý Topsoft SPA:

Màn hình tổng hợp nhật ký tất cả các giao dịch của khách hàng