Văn phòng điện tử E-Office
Giải pháp công nghệ dùng chung giúp trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, số hóa hồ sơ công việc và luân chuyển công văn, văn bản toàn diện trên nền tảng mạng máy tính.
Lợi ích hệ thống mang lại
Tin học hóa quy trình tác nghiệp
Thống nhất các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm văn bản trong nội bộ cơ quan hành chính và doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả điều hành của lãnh đạo.
Xóa bỏ tình trạng cát cứ thông tin
Xây dựng kho văn bản điện tử tập trung, cung cấp thông tin về công văn đi, công văn đến phục vụ yêu cầu của cán bộ quản lý một cách chính xác, kịp thời.
Thay đổi tác phong làm việc
Nâng cao trình độ ứng dụng công cụ CNTT, từng bước tạo thói quen xử lý công việc hoàn toàn trong môi trường mạng, tạo bước đột phá trong quản lý hành chính.
Quản lý toàn diện trục văn bản
Kiểm soát toàn bộ vòng đời văn bản từ dự thảo, trình ký, luân chuyển công văn đến và phát hành công văn đi với các cơ quan tổ chức bên ngoài qua mạng.
Điều hành trực tuyến linh hoạt
Cung cấp bộ công cụ hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc trực tuyến, phê duyệt từ xa và tự động gửi tin nhắn nhắc nhở công việc, cập nhật trạng thái liên tục.
Không gian số chia sẻ tri thức
Tích hợp cổng thông tin truyền thông, diễn đàn trao đổi nội bộ, là môi trường lý tưởng để cán bộ công nhân viên chia sẻ kinh nghiệm và giao lưu văn hóa.
Phân hệ chức năng chính của hệ thống
Giao diện Website hoàn toàn bằng tiếng Việt, thiết kế tiếp cận tự nhiên, dễ dàng sử dụng
Thông tin nội bộ và Thư điện tử
- Tin nhắn nội bộ: Cho phép gửi tin nhắn, trao đổi thông tin và chia sẻ file, tài liệu nội bộ nhanh chóng giữa các phòng ban hoặc cá nhân.
- Quản lý Mail cá nhân: Tích hợp cổng quản lý thư điện tử trực tiếp trên hệ thống, giúp mỗi cá nhân gửi nhận thư điện tử nhanh gọn mà không cần truy cập webmail bên ngoài.
Quản lý văn bản và Công văn
- Công văn đến: Tạo lập, luân chuyển văn bản, cập nhật thông tin tiến độ xử lý và trình cấp lãnh đạo xem xét, đóng góp ý kiến hoặc phê duyệt trực tuyến.
- Công văn đi: Tạo lập thông tin phát hành công văn, hỗ trợ cấu hình gửi tin nhắn SMS thông báo tự động cho người nhận và tra cứu nâng cao trục dữ liệu công văn nội bộ.
Quản lý hồ sơ công việc
Hệ thống hóa quy trình giao việc, mô tả tiến độ và giám sát chất lượng thực hiện công việc nội bộ:
- Lập nhóm công việc, phân quyền chi tiết cho từng dự án, nhóm chức năng; theo dõi thống kê trực quan.
- Người giao việc thiết lập người xử lý, đặt mốc thời gian (Deadline), mức độ ưu tiên và chỉ định người theo dõi giám sát.
- Người xử lý chủ động cập nhật ý kiến, đính kèm file dữ liệu, theo dõi nhật ký công việc và nhận thông báo nhắc việc qua tin nhắn SMS.
Quản lý dự án đầu tư
May đo chuyên sâu phục vụ vòng đời các dự án kéo dài, nhiều giai đoạn phát triển phức tạp:
- Phân loại dự án theo nhóm, phân quyền nhóm truy cập và cập nhật toàn bộ các bước tiến hành dự án đầu tư phù hợp quy mô từng cấp.
- Hỗ trợ các cơ quan liên quan, thành viên ban quản lý dễ dàng trao đổi thông tin dự án, tiến độ, kiểm soát chất lượng và phạm vi tài chính.
- Theo dõi quá trình xử lý, truy cập nhanh danh sách dự án giao/được giao xử lý hoặc theo dõi, lập báo cáo tiến độ và tự động báo SMS cho người phụ trách.
Quản lý vật tư và Thiết bị
- Quy trình xuất nhập: Ghi chép, đối chiếu chính xác chứng từ, hồ sơ đi kèm của toàn bộ hàng hóa, vật tư luân chuyển qua công ty.
- Chủ động kế hoạch: Các phòng ban chủ động lập kế hoạch vật tư phục vụ công tác vận hành, bảo trì gửi lên ban điều hành xét duyệt.
- Chống thất thoát lãng phí: Ban giám sát dễ dàng kiểm kê số liệu tồn kho với thủ kho, theo dõi kiểm tra dự trữ vật tư theo giá thị trường, phát hiện kịp thời nguyên liệu ứ đọng lâu ngày.
Hạ tầng hành chính quản trị chung
- Quản lý tài liệu: Phân loại hệ thống hồ sơ tài liệu khoa học, tìm kiếm theo tên/loại và hỗ trợ xây dựng tủ sách tài liệu cá nhân thường xuyên truy cập cho từng nhân viên.
- Lịch làm việc: Lập lịch làm việc chung của cơ quan, phòng ban theo tuần, tháng, quý, hỗ trợ xem lịch lãnh đạo trực tuyến thay thế hoàn toàn cho bảng thông báo cũ.
- Nhân sự & Truyền thông: Quản lý danh sách nhân viên, chức danh, phân quyền chức năng, theo dõi sinh nhật nhân viên và cập nhật trang tin tức sự kiện nội bộ của công ty.