Quản lý khách sạn trực quan trên một màn hình
Giải pháp số hóa toàn diện từ nhà nghỉ mini đến khách sạn cao cấp 5 sao. Tích hợp sâu hệ thống quản lý phòng thời gian thực, khóa cửa từ, máy quét vân tay, nhận diện camera và kết nối smartphone xem số liệu online.
Nhà nghỉ, homestay, khách sạn mini dưới 20 phòng dùng app GoHotel trên điện thoại miễn phí: xem phòng trống, phòng có khách, đặt trước và tiền thu mỗi ngày. Khi cơ sở mở rộng, nâng cấp lên Topsoft Hotel trên máy tính để có đầy đủ nghiệp vụ lễ tân.
Một ngày làm việc của lễ tân
Mọi thao tác hằng ngày đều nằm trong vài màn hình rõ ràng. Bấm từng mục để xem.
Sơ đồ phòng: nhìn một lần là nắm cả khách sạn
Phòng xếp theo tầng, tô màu theo trạng thái. Bấm vào phòng là khung bên phải hiện đủ khách, giờ vào, giờ trả, tiền phòng, dịch vụ và số tiền còn phải thu.
- Lọc nhanh theo trạng thái, khu nhà, loại phòng
- Tìm theo số phòng, tên khách, số điện thoại (F6)
- Phòng quá giờ trả có viền đỏ cảnh báo
- Khách đoàn hiện thanh vàng, thanh toán cả đoàn một lần
Trang chủ: số liệu quan trọng ngay khi mở máy
Chủ khách sạn và lễ tân thấy ngay phòng trống, phòng có khách, đặt trước, cần dọn, công suất phòng và tiền thu trong ngày.
- 6 thẻ thống kê, bấm vào là mở đúng màn hình
- Biểu đồ tiền thu 7 ngày gần nhất
- Danh sách khách đến, khách đi trong ngày
- Tự làm mới mỗi phút
Lịch phòng 14 ngày: không bao giờ xếp trùng phòng
Mỗi lượt ở, đặt phòng, giữ phòng là một thanh màu trên dòng thời gian. Thấy ngay phòng nào trống ngày nào để nhận khách hoặc nhận đặt.
- Lùi, tiến 7 ngày hoặc về Hôm nay một chạm
- Bấm đúp ô trống để nhận phòng hoặc đặt phòng
- Hiện tiền cọc, phiếu đặt ngay khi chọn phòng
Nhận phòng nhanh với phím F2
Màn hình nhận phòng đi đúng thứ tự làm việc của lễ tân: phòng và thời gian, khách hàng, đoàn và hóa đơn. Lưu bằng Ctrl+S.
- Quét mã QR trên CCCD để điền thông tin khách
- Khách đặt trước: thông tin lấy sẵn từ phiếu đặt
- Tiền đặt cọc tự chuyển vào thanh toán, không nhập lại
- Ghi nhận đơn vị giới thiệu để tính hoa hồng đại lý
Thêm dịch vụ, minibar bằng vài cú bấm (F7)
Danh mục dạng ô theo nhóm: minibar, đồ uống, giặt là, phụ thu, đưa đón… Bấm vào món để thêm, bấm nhiều lần để tăng số lượng.
- Tìm nhanh theo tên món
- Đơn giá, chiết khấu thẻ VIP tự tính khi lưu
- Tự trừ kho hàng hóa đã bán
Thanh toán rõ ràng, không nhầm tiền (F3)
Tách bạch tiền phòng, minibar, dịch vụ, điện thoại, thu hộ. Số CÒN PHẢI THU hiện thật to, phiếu thu điền sẵn số tiền còn nợ.
- Thu nhiều lần, nhiều hình thức: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ
- Thanh toán riêng từng phòng hoặc cả đoàn
- In phiếu thu, hóa đơn VAT, phát hành hóa đơn điện tử
- Mã QR chuyển khoản in trên hóa đơn
Tình trạng đặt phòng theo khoảng ngày
Chọn Hôm nay, 3 ngày, 7 ngày hay 30 ngày để biết còn bao nhiêu phòng trống theo từng loại và đoàn nào đã đặt.
- Phòng trống theo loại phòng, bấm để lọc
- Thẻ từng đoàn: thời gian, số phòng, tiền cọc
- Nhận phòng cho đoàn đã đặt ngay tại đây
Ảnh mô phỏng giao diện, số liệu minh họa. Bấm vào ảnh để xem cỡ lớn.
Mỗi trạng thái phòng một màu riêng
Phòng trống, có khách, sắp trả, đã đặt, chờ dọn… hiện ngay trên ô phòng. Phòng quá giờ trả có viền đỏ để lễ tân không bỏ sót.
Có thể đổi bảng màu theo ý khách sạn trong Tùy chọn hệ thống.
Từ đặt phòng đến báo cáo, không bỏ sót đồng nào
Đặt phòng
Báo giá, giữ phòng, nhận cọcNhận phòng
F2, quét CCCD, cấp thẻ từDịch vụ
F7 minibar, giặt là, ăn uốngThanh toán
F3, hóa đơn điện tử, QRDọn phòng
Trạng thái cập nhật tức thìBáo cáo
Doanh thu, công suất, caMọi thứ khách sạn cần, trong một phần mềm
Khách lẻ, khách đoàn, đại lý
Nhận phòng cả đoàn, tách, nhập đoàn, phân bổ khách vào phòng; theo dõi đơn vị giới thiệu và hoa hồng đại lý du lịch.
Tích hợp khóa thẻ từ
Cấp, xóa, đọc thẻ phòng ngay trên sơ đồ phòng. Mọi lượt cấp thẻ đều gắn với lượt nhận phòng trên phần mềm.
Hóa đơn điện tử, VAT
Phát hành hóa đơn điện tử cho từng phòng hoặc cả đoàn; in hóa đơn kèm mã QR chuyển khoản; gửi hóa đơn qua email.
Quét QR căn cước
Quét mã QR trên thẻ CCCD để điền họ tên, số giấy tờ, ngày sinh, địa chỉ khách trong vài giây.
Tính tiền phòng chuẩn xác
Theo ngày, theo giờ, qua đêm, giá cuối tuần; phụ thu nhận sớm, trả muộn; giảm giá theo % hoặc số tiền.
Nhà hàng, quầy bar, kho
Bán hàng tại nhà hàng, hội nghị, tiệc cưới; định lượng món, tự trừ nguyên liệu; báo cáo nhập xuất tồn.
Báo cáo quản trị
Doanh thu phòng, dịch vụ, công suất, doanh số khai thác theo ca, công nợ, khách theo quốc tịch, khách VIP, sinh nhật…
Phân quyền chặt chẽ
Phân quyền từng chức năng cho lễ tân, kế toán, quản lý; bảng kê thu ngân theo ca, chống thất thoát.
Xem khách sạn trên điện thoại với GoHotel
Ứng dụng di động chạy trên Smartphone giúp nhà quản lý và chủ khách sạn giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi. Cập nhật tức thời tình trạng phòng trống/đang ở, danh sách booking đặt trước, doanh số checkout trong ngày và biểu đồ doanh thu chi tiết.
- Đồng bộ tức thì với máy tính lễ tân: nhận, trả, đổi phòng, dọn phòng.
- Nhân viên buồng phòng báo phòng đã dọn ngay trên điện thoại.
- Mất Internet, phần mềm tại khách sạn vẫn chạy bình thường.
Chọn gói phù hợp với quy mô khách sạn
Topsoft hỗ trợ cài đặt, nhập dữ liệu phòng và hướng dẫn sử dụng.
Gói Nhà Nghỉ / Khách Sạn Mini
- Đầy đủ nghiệp vụ Lễ tân, Thu ngân
- Xem sơ đồ trạng thái phòng trực quan
- Quản lý doanh thu, báo cáo ca
- Phòng thứ 21 -> 30: +400K/phòng
Gói Khách Sạn Cao Cấp (Đến 5⭐)
- Đầy đủ tính năng quản lý dịch vụ phụ trợ
- Tích hợp hệ thống khóa từ, camera, vân tay
- Từ phòng thứ 31: +500K/phòng
- Xem số liệu trên Smartphone: 50K/tháng
Vì sao chọn Topsoft Hotel?
Phần mềm quản lý khách sạn TOPSOFT là giải pháp tối ưu giúp chuẩn hóa quy trình phục vụ, nâng cao hiệu suất phòng và kiểm soát chặt chẽ thất thoát tài chính. Hệ thống được viết song ngữ Anh - Việt, xuất các biểu mẫu báo cáo bằng cả hai ngôn ngữ, vô cùng thuận tiện cho các đơn vị có cấp quản lý là người nước ngoài.
Kiểm soát chặt chẽ, chống thất thoát tối đa:
Nhờ việc tích hợp trực tiếp vào hệ thống khóa từ và camera nhận diện, phần mềm giúp chủ khách sạn loại bỏ hoàn toàn tình trạng lễ tân tự ý cho khách vào ở mà không cập nhật lên hệ thống. Mọi thao tác mở cửa phòng đều phải thông qua lệnh phát hành thẻ trên phần mềm, dữ liệu hạch toán được lưu vết tuyệt đối.
Khả năng mở rộng và thiết kế riêng:
Đối với các tổ hợp khách sạn có quy mô lớn hơn 30 phòng, tích hợp hệ thống quản lý tài chính, tài sản chuyên sâu hoặc chuỗi resort, TOPSOFT cung cấp bảng giá riêng sau khi tiến hành khảo sát hạ tầng kỹ thuật. Chúng tôi cam kết hỗ trợ tinh chỉnh, bổ sung phân hệ chức năng sát theo yêu cầu vận hành thực tế của quý đối tác.
Câu hỏi thường gặp
Sẵn sàng số hóa khách sạn của bạn?
Topsoft hỗ trợ cài đặt, nhập dữ liệu phòng và hướng dẫn lễ tân sử dụng.