Nghiệp vụ kế toán: Từ năm 2026, hộ kinh doanh doanh thu trên 500 triệu đồng phải lập 4 sổ kế toán bắ

Từ ngày 01/01/2026, khi Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính chính thức có hiệu lực, chế độ kế toán áp dụng đối với hộ kinh doanh có doanh thu lớn được siết chặt hơn. Theo quy định mới, hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm và thực hiện nộp thuế theo phương pháp xác định thu nhập chịu thuế phải mở, ghi chép và quản lý 4 loại sổ kế toán bắt buộc, thay cho hình thức ghi chép giản lược như trước đây.

Quy định về mở, ghi chép và quản lý 4 loại sổ kế toán bắt buộc.

1.  4 sổ kế toán hộ kinh doanh từ năm 2026 theo Thông tư 152/2025/TT-BTC

Từ năm 2026, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN theo thu nhập tính thuế phải thực hiện ghi chép sổ kế toán theo hướng dẫn tại Thông tư 152/2025/TT-BTC. Bộ sổ kế toán áp dụng gồm 04 sổ cơ bản, phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí, hàng hóa và dòng tiền của hộ kinh doanh.

1.1. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD)

Sổ này dùng để ghi nhận doanh thu phát sinh theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % thuế GTGT.

Nguyên tắc mở sổ:

- Ghi theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % thuế GTGT.

- Nếu hộ kinh doanh có nhiều ngành nghề với tỷ lệ thuế khác nhau, có thể: Mở riêng từng sổ, hoặc ghi tách dòng theo từng ngành nghề trong cùng một sổ.

Cách ghi cụ thể:

- Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của hóa đơn hoặc chứng từ bán hàng.

- Cột C: Ghi rõ nội dung doanh thu (bán mặt hàng gì, dịch vụ gì), phân loại theo ngành nghề.

- Cột số tiền: Ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh.

Trên cơ sở doanh thu ghi nhận, hộ kinh doanh xác định số thuế GTGT phải nộp theo từng tỷ lệ % tương ứng. Cuối kỳ, cộng tổng doanh thu và tổng số thuế GTGT phải nộp để đối chiếu với cơ quan thuế (nếu có).

1.2. Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD)

Sổ này dùng để xác định thu nhập tính thuế TNCN, phản ánh mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí thực tế của hộ kinh doanh.

Phạm vi theo dõi:

- Doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Các khoản chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh (chi phí mua hàng, thuê mặt bằng, điện nước, vận chuyển, nhân công…).

Cách ghi chi tiết:

- Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán.

- Cột C: Diễn giải rõ nội dung nghiệp vụ phát sinh.

- Cột số tiền: Ghi giá trị tương ứng với từng nghiệp vụ

Trong sổ:

- Dòng doanh thu: Ghi tổng doanh thu trong kỳ hoặc ghi theo từng lần phát sinh.

- Dòng chi phí: Ghi tổng chi phí hợp lý, hợp lệ phát sinh trong kỳ

Cuối kỳ, hộ kinh doanh xác định chênh lệch giữa doanh thu và chi phí để làm căn cứ tính thuế TNCN phải nộp, theo đúng quy định của pháp luật thuế.

1.3. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD)

Sổ này dùng để theo dõi nhập – xuất – tồn kho, giúp hộ kinh doanh kiểm soát hàng hóa và xác định chi phí.

Nội dung theo dõi:

- Từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

- Số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho, tồn kho.

Cách ghi sổ:

- Cột A, B: Số hiệu, ngày, tháng của chứng từ nhập – xuất.

- Cột C: Diễn giải nội dung nghiệp vụ.

- Cột đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị của từng loại hàng hóa.

- Cột đơn giá: Ghi đơn giá nhập, xuất, tồn.

Các cột số lượng và giá trị được ghi riêng cho:

- Hàng nhập kho.

- Hàng xuất kho.

- Hàng tồn kho cuối kỳ.

Đơn giá xuất kho được xác định riêng cho từng loại hàng hóa theo phương pháp mà hộ kinh doanh lựa chọn, bảo đảm nhất quán trong kỳ.

1.4. Sổ chi tiết tiền – Mẫu S2e-HKD

Sổ chi tiết tiền được mở để theo dõi toàn bộ tình hình thu, chi và số dư tiền của hộ kinh doanh trong quá trình hoạt động.

Nội dung theo dõi bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi không kỳ hạn dùng cho thanh toán tại ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo quy định.

Hộ kinh doanh có thể:

- Theo dõi chung trong một sổ, hoặc.

- Mở chi tiết theo từng loại tiền (tiền mặt, tiền gửi không kỳ hạn).

- Trường hợp có nhiều tài khoản thanh toán, có thể theo dõi riêng từng ngân hàng hoặc từng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Phương pháp ghi sổ:

- Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ thu – chi.

- Cột C: Ghi rõ nội dung nghiệp vụ phát sinh.

- Cột thu, chi: Ghi số tiền thu vào hoặc chi ra bằng tiền mặt hoặc tiền gửi không kỳ hạn.

Cuối kỳ, hộ kinh doanh xác định tổng số tiền thu, chi trong kỳ, số tiền tồn quỹ tiền mặt và số dư tiền gửi không kỳ hạn, làm căn cứ đối chiếu với thực tế và phục vụ quản lý tài chính.

2. Biểu mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh áp dụng thuế theo lợi nhuận (tải về)

Các biểu mẫu theo Thông tư 52.

Nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh triển khai đúng chế độ kế toán từ năm 2026, Bộ Tài chính ban hành kèm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC các mẫu sổ kế toán thống nhất.

Dưới đây là bộ sổ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng, nộp thuế theo phương pháp xác định thu nhập tính thuế.

(Các biểu mẫu được xây dựng theo đúng Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh có thể in ra sử dụng hoặc ghi chép dưới dạng điện tử theo quy định.)

3. Chi tiết sổ kế toán hộ kinh doanh áp dụng theo Thông tư 152/2025/TT-BTC

Sổ kế toán phân theo từng trường hợp nộp thuế.

Thông tư 152/2025/TT-BTC quy định sổ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh được phân theo từng trường hợp nộp thuế. Tùy mức doanh thu và phương pháp tính thuế GTGT, TNCN, hộ kinh doanh sẽ sử dụng một hoặc nhiều loại sổ kế toán tương ứng, bảo đảm phản ánh đúng doanh thu và nghĩa vụ thuế phát sinh.

3.1. Hộ kinh doanh không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN

Đối tượng áp dụng:

- Hộ kinh doanh có doanh thu trong năm không quá 500 triệu đồng.

- Sổ kế toán sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S1a-HKD

Mục đích sử dụng:

- Sổ dùng để ghi nhận toàn bộ doanh thu phát sinh trong kỳ, làm cơ sở theo dõi tình hình kinh doanh và xác định thời điểm hộ kinh doanh có vượt ngưỡng chịu thuế theo quy định hay không.

Nội dung ghi sổ:

- Sổ thể hiện các thông tin cơ bản như thời điểm phát sinh giao dịch, nội dung bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ và số tiền thu được. Việc ghi chép được thực hiện theo trình tự thời gian, bảo đảm phản ánh đầy đủ doanh thu thực tế.

3.2. Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu

Đối tượng áp dụng:

- Hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ đồng/năm, lựa chọn phương pháp nộp thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu.

Chứng từ kế toán:

- Hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ.

- Các chứng từ hợp pháp khác để xác định doanh thu theo quy định của pháp luật thuế.

- Sổ kế toán sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S2a-HKD

Mục đích và nội dung ghi sổ:

- Sổ dùng để ghi nhận doanh thu phát sinh theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ thuế. Trên cơ sở doanh thu đã ghi, hộ kinh doanh xác định số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp theo tỷ lệ % tương ứng.

3.3. Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN theo thu nhập tính thuế

Đối tượng áp dụng:

- Hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ đồng/năm nhưng lựa chọn nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế.

- Hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm.

Chứng từ kế toán:

- Hóa đơn.

- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ trong trường hợp mua của người bán không có hóa đơn.

- Các chứng từ kế toán hợp pháp khác.

Sổ kế toán sử dụng:

Hộ kinh doanh phải mở 04 sổ kế toán, gồm:

- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S2b-HKD.

- Sổ chi tiết doanh thu, chi phí – Mẫu S2c-HKD.

- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu S2d-HKD.

- Sổ chi tiết tiền – Mẫu S2e-HKD.

Các sổ này được sử dụng để phản ánh toàn bộ hoạt động kinh doanh, làm căn cứ xác định doanh thu chịu thuế GTGT, thu nhập tính thuế TNCN, đồng thời theo dõi hàng hóa và dòng tiền của hộ kinh doanh.

3.4. Hộ kinh doanh phát sinh các loại thuế khác

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động thuộc diện chịu các loại thuế như:

- Thuế xuất khẩu, nhập khẩu.

- Thuế tiêu thụ đặc biệt.

- Thuế tài nguyên.

- Thuế bảo vệ môi trường.

- Thuế sử dụng đất.

Ngoài các sổ kế toán nêu trên, hộ kinh doanh mở thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác – Mẫu S3a-HKD để theo dõi riêng từng khoản thuế phát sinh theo quy định.

Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm khi áp dụng phương pháp tính thuế theo quy định mới bắt buộc phải lập đầy đủ 04 sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.

Việc ghi chép đúng và đủ không chỉ là căn cứ xác định nghĩa vụ thuế GTGT, TNCN mà còn giúp hộ kinh doanh minh bạch doanh thu, chi phí và chủ động khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu.

4. Sử dụng phần mềm kế toán hiệu quả

Để có hệ thống quản trị tài chính kế toán minh bạch và làm chuẩn chỉnh ngay từ đầu, các doanh nghiệp có thể đầu tư các phần mềm đáng tin cậy đồng thời luôn giữ nguyên tắc minh bạch trong hoạt động kế toán. Hiện nay phần mềm kế toán Topsoft.vn – giải pháp tài chính thông minh hỗ trợ nhiều cho kế toán doanh nghiệp nói riêng và chủ doanh nghiệp nói chung. Phần mềm Kế Toán Topsoft.vn hỗ trợ tự động hóa việc lập báo cáo:

·         + Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.

·         + Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.

·         + Cảnh báo thông minh: Tự động cảnh báo khi phát hiện có sai sót.

·         + Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán theo TT133 và TT99, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…

·         + Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.

·         + Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….

·         + Tự động lập tờ khai: Phần mềm tự động tổng hợp số liệu từ các báo cáo tài chính và các dữ liệu liên quan để lập tờ khai quyết toán thuế TNDN theo mẫu biểu mới nhất.

·         + Kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa tờ khai và các bảng tính thuế để đảm bảo tính chính xác.

·         + Cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền liên kết với các đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử hàng đầu như: BKAV, VNPT, VIETTEL …

Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử trên phần mềm Kế toán Topsoft, vui lòng liên hệ Hotline: 091 234 7410 hoặc Email liên hệ : hieucmtopsoft@gmail.com