Cách kiểm tra sổ sách kế toán và hướng dẫn xử lý một số sai lệch cơ bản trước kỳ lập BCTC
Ngày 01/12/2022
Kiểm tra sổ sách kế toán và xử lý các sai lệch là công việc thường ngày và đặc biệt quan trọng, nhất là thời điểm cuối kỳ khi lập các Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị của Kế toán tổng hợp.
Phương thức kiểm tra, đối chiếu được thực hiện trực tiếp trên máy vi tính hoặc kế toán có thể in sổ cái tổng hợp để có thể dễ dàng hơn nhận ra các phát sinh đối ứng giữa các Tài khoản.
Việc này giúp cho thông tin kế toán đầy đủ, chính xác, phản ánh trung thực tình hình thực tế của doanh nghiệp, giúp loại bỏ các sai lệch trong công tác lập các Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị.
1. Quy trình và nguyên tắc kiểm tra sổ sách kế toán
Có thể tóm tắt quy trình kiểm tra, đối chiếu sổ sách và xử lý sai lệch/sai sót kế toán như sau:
Nguyên tắc kiểm tra số liệu kế toán là đi từ tổng hợp tới chi tiết.
2. Chi tiết các bước kiểm tra sổ sách kế toán
Bước 1: Kiểm tra Bảng cân đối phát sinh tài khoản
Thứ nhất: Kiểm tra chênh lệch quan hệ đối ứng các Tài khoản trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản (Bảng CĐPS):
+ Về mặt tổng thể: Nguyên tắc Tổng cộng số dư bên Nợ = Tổng cộng số dư bên Có (áp dụng với cả số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ)
+ Về mối quan hệ đối ứng giữa các Tài khoản:
Căn cứ sổ cái các Tài khoản, kiểm tra đối ứng các Tài khoản có liên quan đến nhau.
Ví dụ: Thông thường, tổng phát sinh nợ trên Tài khoản tiền gửi ngân hàng = Tổng số tiền khách chuyển khoản qua ngân hàng + Tổng phát sinh có tiền mặt nộp vào ngân hàng + Lãi tiền gửi (trong trường hợp doanh nghiệp không có các nghiệp vụ hạch toán Nợ Tài khoản 112 đối ứng với các Tài khoản khác);
Hay Tổng phát sinh Có TK1311 = Tổng thu tiền mặt + Tổng thu qua ngân hàng (Trừ trường hợp có thanh toán bù trừ và các nghiệp vụ đối ứng Có TK131 với các Tài khoản khác);
Tổng phát sinh bên nợ TK 621 = Tổng phát sinh bên có TK 152 (trường hợp doanh nghiệp không có nguyên vật liệu hao hụt ngoài định mức hạch toán đối ứng Tài khoản 632…)
Tổng phát sinh bên có TK 154 = Tổng phát sinh bên nợ TK 155 (doanh nghiệp sản xuất) hoặc TK 632 (doanh nghiệp xây dựng, dịch vụ)…
Thứ hai, kiểm tra sơ bộ các SỐ DƯ trên Bảng CĐPS xem từng Tài khoản đã có số dư đúng tính chất của nó hay chưa.
Ví dụ: Ngoại trừ các Tài khoản lưỡng tính và các Tài khoản đặc biệt thì các Tài khoản tài sản (Tài khoản loại 1, loại 2) có số dư bên Nợ, các Tài khoản Nguồn vốn (Tài khoản loại 3, loại 4) có số dư bên Có.
Các Tài khoản lưỡng tính (TK 131; 138; 331; 333; 334; 338,…) là những Tài khoản có thể có số dư ở cả hai bên. Các Tài khoản đặc biệt (TK 139; 159; 229; 214; 521;…) là các Tài khoản điều chỉnh giảm, hạch toán ngược so với các Tài khoản cùng loại và các Tài khoản dự phòng.
Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu chi tiết các sổ Tài khoản và xử lý các sai lệch
Thứ tự kiểm tra:
Các bạn có thể ưu tiên kiểm tra các Tài khoản có khả năng xảy ra sai sót ở bước 1 trước sau đó lần lượt theo thứ tự từng nhóm tài khoản/Tài khoản chi tiết trên Bảng CĐPS hoặc theo nhóm các tài khoản/Tài khoản mà bạn thấy có khả năng sai sót cao ở doanh nghiệp của mình.
Cách thức kiểm tra:
· Kiểm tra số dư các Tài khoản theo tính chất của số dư từng Tài khoản;
· Đối chiếu chéo giữa các Tài khoản theo quan hệ đối ứng;
· Đối chiếu số liệu kế toán tổng hợp với số liệu chi tiết;
· Đối chiếu số liệu với bên thứ 3 (nếu có xác nhận số dư với một bên thứ 3);
· Đối chiếu số liệu sổ sách với hồ sơ, chứng từ gốc;
· …
Lưu ý trước kiểm tra: Hiện nay, đa số kế toán sử dụng hình thức kế toán máy nên trước khi đi vào kiểm tra số liệu các bạn cần kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ tránh trường hợp kế toán đã nhập số liệu lên Phần mềm kế toán nhưng vì lý do nào đó mà chưa ghi sổ chứng từ.
Hướng dẫn kiểm tra:
Sau đây TOPSOFT.VN hướng dẫn các bạn cách kiểm tra, đối chiếu chi tiết theo nhóm các Tài khoản và đề xuất cách xử lý một số sai lệch/sai sót. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở mỗi doanh nghiệp có nhiều điểm giống và khác nhau, các bạn chủ động tiếp cận và linh hoạt xử lý với những tình huống cụ thể phát sinh tại đơn vị mình.
3. Nội dung chi tiết các tài khoản kế toán
Tiền mặt, tiền gửi
3.1 Tài khoản 111 – Tiền mặt
– Đối chiếu với Biên bản kiểm kê quỹ
– Kiểm tra quỹ tiền mặt có bị âm thời điểm không
+ Bước 1: Kiểm tra số tồn đầu kỳ xem đã chính xác chưa.
+ Bước 2: Kiểm tra cột Số tồn để xác định thời điểm báo cáo bắt đầu bị âm.