Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng và Thu Tiền Văn Phòng Công Chứng

Thông tin chi tiết

A- Chức năng chính đáp ứng của phần mềm

Phần mềm Quản lý số hợp đồng công chứng và thu tiền cho một văn phòng công chứng dựa theo yêu cầu và đáp ứng hoàn toàn những tiêu chí sau: 

1. Tính chính xác và bảo mật Đảm bảo dữ liệu hợp đồng công chứng và thu tiền hợp đồng được lưu trữ chính xác, đầy đủ. Cơ chế phân quyền để giới hạn quyền truy cập, chỉnh sửa dữ liệu theo vai trò (nhân viên, kế toán, trưởng văn phòng, v.v.). Mã hóa dữ liệu quan trọng (số hợp đồng, thông tin khách hàng, giao dịch tài chính). 

 2. Quản lý số hợp đồng công chứng Tạo và cấp số hợp đồng tự động theo quy tắc của văn phòng. Lưu trữ và tìm kiếm hợp đồng theo nhiều tiêu chí (số hợp đồng, tên khách hàng, loại giao dịch…). Quản lý tình trạng hợp đồng (đã ký, đã thu phí, đã ghi hoá đơn…). Hỗ trợ tính năng đổi số công chứng từ nhân viên này sang nhân viên khác để tránh lãng phí số công chứng đã tạo, hỗ trợ chốt số công chứng cuối ngày chưa dùng hết chuyển qua ngày tiếp theo… 

3. Quản lý nguồn nguồn tiền ghi nhận các khoản thu từ hợp đồng công chứng (phí công chứng, lệ phí, thuế…). Xuất báo cáo tài chính định kỳ (ngày, tháng, quý, năm). Kiểm soát công nợ, nhắc nhở khi có hợp đồng chưa thanh toán đầy đủ.

 4. Tích hợp và kết nối hệ thống Xuất dữ liệu sang Excel, PDF để báo cáo hoặc in ấn. Hỗ trợ kết nối với phần mềm kế toán hoặc cơ quan nhà nước nếu cần. Đồng bộ dữ liệu giữa nhiều thiết bị hoặc chi nhánh (nếu có). 

5. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng Thiết kế giao diện đơn giản, dễ thao tác cho nhân viên không chuyên về công nghệ. Hỗ trợ tra cứu nhanh bằng thanh tìm kiếm và bộ lọc. Có hướng dẫn sử dụng hoặc trợ giúp trực tuyến. 

6. Tính linh hoạt và mở rộng Hệ thống có thể mở rộng khi văn phòng phát triển (nhiều người dùng, nhiều chi nhánh). Dễ dàng cập nhật, nâng cấp theo yêu cầu pháp lý mới hoặc quy trình nghiệp vụ thay đổi.

B- Tính năng cụ thể của phần mềm

1. Quản lý số hợp đồng công chứng Tạo số hợp đồng tự động theo định dạng quy ước. Lưu trữ và tra cứu hợp đồng theo số hợp đồng, tên khách hàng, ngày công chứng… Ghi nhận nội dung hợp đồng, thông tin khách hàng, loại giao dịch (mua bán, tặng cho, thừa kế…). Quản lý trạng thái hợp đồng (đã ký, đã thu tiền, hủy…). Đính kèm tài liệu liên quan (hợp đồng scan, giấy tờ tùy thân…).

 2. Quản lý thu tiền các loại phí ghi nhận khoản thu từ hợp đồng công chứng (phí công chứng, lệ phí nhà nước, phí chứng thực, phí tiền nhà, phí thù lao…). Quản lý công nợ, cảnh báo hợp đồng chưa thanh toán. Xuất báo cáo tài chính theo ngày, tháng, năm để kiểm soát dòng tiền. 

3. Phân quyền người dùng:

+ Nhân viên công chứng: Chỉ có quyền nhập hợp đồng và chỉ thấy hồ sơ mình cập nhật, không thể chỉnh sửa số công chứng, ngày giờ đã lấy số.

+ Công chứng viên: Chỉ có quyền nhập hợp đồng và chỉ thấy hồ sơ mình cập nhật và hồ sơ mình ký, không thể chỉnh sửa số công chứng, ngày giờ đã lấy số

+ Thủ quỹ: Chỉ có quyền in báo cáo từng nhân viên hoặc tổng hợp nhân viên, có quyền chọn chức năng đã thanh toán khi nhân viên công chứng nộp tiền thu từ khách hàng

+ Kế toán, Trưởng văn phòng: Có toàn quyền quản lý hợp đồng, tài chính, phân quyền nhân viên.

4. Định mức áp dụng phần mềm đang cài đặt theo văn bản mới nhất: Thay đổi linh hoạt khi có sửa đổi hay thông tư mới nhà nước ban hành.

Căn cứ quy định tại Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC, sửa đổi bổ sung bởi Điều 1 Thông tư 111/2017/TT-BTC