HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG APP GONOTARY

Các khối chức năng chính:

• Thông tin bản quyền: Hiển thị tên Văn phòng Công chứng, tài khoản đăng nhập và thời hạn bản quyền ứng dụng.
• Thống kê hôm nay:
  • Hồ sơ chờ duyệt: Tổng số hồ sơ tiếp nhận cần Công chứng viên xem xét.
  • Hồ sơ trong ngày: Tổng số hợp đồng/giao dịch đã hoàn thành trong ngày.
• Thao tác nhanh: Lối tắt cho phép Tạo hồ sơ mới, Tra cứu hồ sơ, Dịch vụ công chứng và Danh sách nhân viên.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Số tổng đài tư vấn trực tiếp từ Topsoft khi phát sinh sự cố.

Tab Công chứng hiển thị toàn bộ hồ sơ giao dịch được lưu trữ theo Quyển công chứng và khoảng thời gian:

• Lọc theo Quyển & Thời gian: Chọn khoảng ngày (Từ ngày... Đến ngày) và Quyển công chứng tương ứng ở thanh trên cùng.
• Tìm kiếm thông minh: Ô tìm kiếm hỗ trợ tra nhanh theo Tên khách hàng, Số điện thoại hoặc Tên dịch vụ.
• Chi tiết thẻ hồ sơ: Hiển thị rõ *Số Công chứng (Số CC)*, *Người nộp*, *Tên hợp đồng/giao dịch*, *Số điện thoại* và *Tổng phí*.
• Tạo mới nhanh: Bấm nút tròn (+) màu xanh ở góc dưới để mở form tiếp nhận hồ sơ mới.
• Xóa hồ sơ: Nhấn biểu tượng thùng rác màu đỏ để xóa hồ sơ khỏi danh sách (cần quyền hạn thích hợp).

Màn hình cho phép chuyên viên nhập liệu chính xác các thông tin pháp lý và chi phí dịch vụ:

• Thông tin Khách hàng: Nhập số CCCD/MST để chọn hoặc tự động truy xuất dữ liệu khách hàng. Nhập Tên, Điện thoại, Địa chỉ.
• Thông tin Dịch vụ & Người ký:
  • Dịch vụ công chứng: Chọn loại hợp đồng (Vd: Hợp đồng ủy quyền, Chuyển nhượng,...).
  • Người ký: Chọn Công chứng viên chịu trách nhiệm ký duyệt.
• Chi phí & Thanh toán: Nhập chi tiết các khoản *Phí thù lao*, *Phí xác thực*, *Phí công chứng*. Hệ thống sẽ tự động cộng tổng chi phí thanh toán.
• Lưu hồ sơ: Bấm nút 💾 Lưu ở góc trên bên phải để ghi nhận dữ liệu vào hệ thống.

Tại menu Danh mục ➔ Dịch vụ, văn phòng thiết lập sẵn các nhóm hợp đồng và khung biểu phí áp dụng:

• Phân loại dịch vụ: Quản lý các mã dịch vụ (HĐCNHUONG1, HĐUQUYEN,...).
• Cấu hình chi tiết phí: Thiết lập giá định mức mặc định cho từng khoản:
  • Phí CC (Phí công chứng theo quy định)
  • Phí thù lao soạn thảo / dịch thuật
  • Phí xác thực & Phí tiền nhà (ngoại trụ sở)
• Nhãn phân loại: Lọc dịch vụ theo nhóm (Chuyển nhượng, Ngân hàng / Tín dụng,...).

Menu Danh mục ➔ Nhân viên giúp Trưởng văn phòng quản lý nhân sự và phân quyền thao tác:

• Bộ lọc vai trò: Dễ dàng lọc nhanh danh sách theo Tất cả, Người ký (Công chứng viên) hoặc Nhân viên nghiệp vụ.
• Thông tin nhân sự: Hiển thị Họ tên, Mã nhân viên, Ngày tháng năm sinh và Thẻ vai trò (Người ký / Nhân viên).
• Phân nhóm công tác: Nhóm nhân viên thuộc quyền quản lý được khai báo trực tiếp trong phần Chi tiết thông tin nhân viên.
• Phân quyền ký duyệt: Chỉ những tài khoản có nhãn Người ký mới xuất hiện trong danh sách chọn Công chứng viên khi lập hồ sơ.