Tại sao nên tích hợp Hoá đơn điện tử với Phần mềm kế toán? Từ 01/07/2022: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử

Việc tích hợp hoá đơn điện tử (HĐĐT) với phần mềm kế toán (PMKT) sẽ tạo nên một hệ sinh thái làm việc khép kín, chuyên nghiệp. Không chỉ giúp kế toán tiết kiệm thời gian, công sức mà còn giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý công việc dễ dàng. 

Theo đó, kể từ ngày 01/07/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện hóa đơn điện tử (trừ doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì thực hiện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 78/2021/TT-BTC về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Tuy nhiên, không phải anh/chị kế toán nào cũng biết được lợi ích của việc tích hợp hai ứng dụng này như thế nào? Cũng như những lưu ý về việc tích hợp hai phần mềm. Vậy để hiểu rõ hơn, anh/chị cùng topsoft.vn tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được định nghĩa trong Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp Mã số thuế khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại sau: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…; hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật liên quan.

2. Thuận lợi khi tích hợp hoá đơn điện tử vào phần mềm kế toán

- Chỉ cần nhập liệu, ký và phát hành hoá đơn ngay trên phần phần mềm kế toán

- Số liệu trên phần mềm kế toán và hoá đơn điện tử đồng bộ và chính xác 100%

- Không lo gián đoạn, ngưng trệ việc xuất hoá đơn khi nâng cấp, cập nhật phần mềm kế toán

3. Rủi ro khi sử dụng phần mềm kế toán và hoá đơn điện tử không đồng bộ

- Phải thao tác nhập liệu và kiểm tra/ duyệt hoá đơn ở 2 ứng dụng khác nhau mất thời gian và không chính xác

- Khó đồng bộ 100% dữ liệu trên phần mềm kế toán và hoá đơn đã phát hành nhất là khi điều chỉnh hoá đơn

- Gián đoạn nghiệp vụ hoá đơn, kế toán khi doanh nghiệp nâng cấp 1 trong 2 ứng dụng

4. Lợi ích của việc tích hợp HĐĐT với phần mềm Kế toán Topsoft

HĐĐT và phần mềm Kế toán topsoft là trợ thủ đắc lực không thể thiếu đối với dân kế toán. Việc tích hợp hai phần mềm này sẽ mang đến những lợi ích vô cùng to lớn với cả dân kế toán và doanh nghiệp như:

– Tiết kiệm 90% quá trình nhập liệu: dữ liệu của HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào PM kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Nhằm giúp tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình thực hiện.

– Công việc hạch toán doanh thu dễ dàng hơn: hạn chế khó khăn khi đối chiếu với sổ sách, giấy tờ truyền thống.

– Lập, xuất và gửi hoá đơn ngay trên phần mềm kế toán một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

– Giảm rủi ro nhầm lẫn và sai sót, trong những mùa quyết toán cao điểm của doanh nghiệp.

– Doanh nghiệp dễ dàng quản lý hệ thống bán hàng xuyên suốt, tập trung hơn, rõ ràng hơn.

– Đầy đủ nghiệp vụ, đáp ứng mọi thông tư, được Tổng cục Thuế xác thực, đảm bảo vấn đề pháp lý.

– An toàn tuyệt đối, không xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp

Do đó, trước khi lựa chọn sử dụng HĐĐT và PM kế toán doanh nghiệp cần cân nhắc, tìm hiểu kỹ bản thân đơn vị cung cấp và phần mềm nhằm tránh những rắc rối trong quá trình hợp tác và sử dụng. Hiện tại, phần mềm Kế toán Topsoft đã và đang triển khai hiệu quả các giải pháp tích hợp các nhà cung cấp hoá đơn điện tử lên phần mềm một cách hiệu quả như hoá đơn điện tử của : BKAV, VNPT, Viettel, M-Invoice …

5. Phần mềm Kế toán Topsoft tích hợp với phần lớn các đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử

Phần mềm kế toán Topsoft là phần mềm kết nối được với các nhà cũng cấp hoá đơn điện tử BKAV, VNPT, Viettel, M-Invoice … nhằm mang lại tiện ích tối đa cho doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp và thống nhất mọi dữ liệu quản lý, giảm thiểu thời gian, chi phí trong quá trình làm nghiệp vụ. Bên cạnh đó, phần mềm Kế toán Topsoft đáp ứng đầy đủ tính năng trong quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. 

Khi sử dụng phần mềm Kế toán Topsoft ngoài những tính năng cơ bản, anh/chị còn được trải nghiệm các tính năng nâng cao để phục vụ cho nhu cầu của công việc như:

- Ký và xuất hóa đơn, gửi mail trực tiếp hoá đơn đã phát hành cho khách hàng

- Phát hành – Điều chỉnh – Quản lý hóa đơn trên phần mềm luôn tương tự như trên trang Web của nhà cung cấp hoá đơn điện tử

- Sẵn sàng tích hợp với mọi hình thức ký hoá đơn bằng Token hoặc HSM

- Phân quyền theo mô hình cụ thể cảu doanh nghiệp, không giới hạn điểm truy cập

Như vậy, việc tích hợp hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán sẽ đem đến nhiều hiệu quả cho người dùng, từ hiệu suất làm việc đến việc dễ dàng theo dõi quá trình và kết quả làm việc. Hơn nữa, thời gian sử dụng được lâu dài cho cả quá trình phát triển của doanh nghiệp. 

Trên đây là lý do và lợi ích của việc tích hợp hoá đơn điện tử với phần mềm kế toán. Nếu như anh/chị có thắc mắc gì thì có thể liên hệ với chúng tôi theo Hotline 091 234 7410 để được hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời hoặc liên hệ trực tiếp với Fanpage Topsoft.vn