Hướng dẫn sử dụng TopsoftBar

1Giới thiệu

TopsoftBar là phần mềm quản lý bán hàng dành cho quán bar, cafe, nhà hàng và karaoke, chạy trên máy tính Windows, dùng chung một cơ sở dữ liệu cho nhiều máy phục vụ.

2Bắt đầu nhanh

Lần đầu sử dụng, hãy khai báo theo thứ tự dưới đây. Sau khi khai báo xong, nhân viên chỉ cần dùng màn hình Phục vụ khách hàng.

1. Thông tin đơn vị và người sử dụng
   Khai báo tên quán, địa chỉ, mã số thuế (in trên hóa đơn) và tài khoản cho từng nhân viên trong Khai báo chung và Hệ thống → Khai báo người sử dụng.
2. Hàng hóa, món ăn, đồ uống
   Nhập danh mục món với đơn vị tính và giá bán. Chọn các nhóm hàng được bày bán trên màn hình phục vụ. Xem mục 4.
3. Loại phòng, bàn và đơn giá giờ
   Tạo các loại như "Bàn nhà hàng 4 người", "Karaoke phòng VIP" và cách tính tiền giờ cho từng loại. Xem mục 6.
4. Khu nhà, phòng, bàn
   Tạo khu (Sân vườn, Nhà hàng, Karaoke...), thêm phòng/bàn vào từng khu và khung giờ áp dụng bảng giá. Xem mục 5.
5. Thực đơn ngầm định
   Khai báo bộ món tối thiểu (khăn lạnh, nước suối, trái cây...) tự thêm khi mở phòng. Xem mục 7.
6. Thông số bán hàng
   Máy in hóa đơn, máy in order, phí phục vụ, VAT, làm tròn tiền, quyền thao tác. Xem mục 13.

3Màn hình chính

Sau khi đăng nhập, màn hình chính gồm thanh menu bên trái và bảng tổng quan doanh thu trong ngày.

• Thanh menu bên trái: các nhóm chức năng Quầy bar, Vật tư - kho hàng, Khai báo chung, Hệ thống. Bấm vào nhóm để mở danh sách chức năng.
• Tab chức năng: mỗi chức năng mở ra một tab ở phía trên. Chuyển qua lại giữa các tab để làm nhiều việc cùng lúc; bấm dấu × trên tab để đóng.
• Tổng quan: doanh thu, số bàn đang phục vụ, số hóa đơn trong ngày.

4Hàng hóa và nhóm hàng

Danh mục hàng hóa là toàn bộ món ăn, đồ uống, dịch vụ (phụ thu, phí phòng...) mà quán bán.

Khai báo hàng hóa

Vào Quầy bar → Khai báo vật tư, hàng hóa. Mỗi món gồm:

Chọn nhóm hàng được bày bán

Vào Quầy bar → Chọn các nhóm hàng được bày bán và đánh dấu các nhóm hiển thị trên màn hình phục vụ. Nhóm không đánh dấu (ví dụ nguyên liệu) sẽ bị ẩn.

5Khu nhà, phòng, bàn

Vào Quầy bar → Khai báo khu nhà, phòng, bàn. Màn hình có danh sách khu nhà bên trái và 2 trang bên phải: Khu nhà, phòng/bàn và Bảng giá theo giờ.

Khu nhà

1. Bấm + Thêm khu, nhập tên khu (ví dụ: Sân vườn, Nhà hàng, Karaoke), mô tả, điện thoại.
2. Chọn những người dùng được phục vụ khu này (nhân viên chỉ thấy khu được phân công).

Phòng, bàn

1. Chọn khu, bấm + Thêm phòng (F3) hoặc Thêm nhiều phòng... để tạo nhanh hàng loạt (ví dụ A01 → A10).
2. Sửa trực tiếp trên lưới: tên phòng, loại phòng, tầng, mô tả, số điện thoại nội bộ.
3. Muốn chuyển phòng sang khu khác: đổi cột Khu nhà. Phòng có trạng thái Ngừng sử dụng không hiện trên sơ đồ.
4. Bấm Lưu (Ctrl+S).

Bảng giá theo giờ

Mỗi khu có thể bán theo mức giá khác nhau theo khung giờ. Ví dụ khu Karaoke: từ 08:00 dùng Đơn giá 2, từ 18:00 dùng Đơn giá 3, từ 22:00 dùng Đơn giá 4.

1. Chọn khu, mở trang Bảng giá theo giờ, bấm + Thêm khung giờ.
2. Nhập Từ giờ và chọn bảng giá. Giá áp dụng từ giờ đó đến khung giờ kế tiếp.

6Loại phòng và giá giờ

Vào Quầy bar → Khai báo loại phòng, loại bàn, đơn giá giờ. Loại phòng quyết định cách tính tiền giờ và thực đơn ngầm định của các phòng thuộc loại đó.

1. Bấm + Thêm loại (F3), nhập tên loại.
2. Chọn Cách tính tiền giờ (xem bảng dưới), nhập các thông số tương ứng.
3. Với cách tính theo khung giờ / bậc thang / block: nhập bảng giá bên dưới bằng + Thêm khung giờ. Giờ nhập dạng 18:00, 8h30 hoặc 8.5.
4. Chọn Ngày cuối tuần (ví dụ Thứ 6, Thứ 7, Chủ nhật) để áp dụng giá cuối tuần.
5. Nhập Thời gian chờ tính tiền: khách ở dưới số phút này không tính tiền giờ.
6. Chọn Thực đơn ngầm định (xem mục 7) rồi bấm Lưu (Ctrl+S).

Các cách tính tiền giờ

Ví dụ: karaoke theo khung giờ

Block đầu 60 phút (tính tối thiểu 1 giờ), block sau 15 phút (làm tròn 15 phút). Ví dụ khách hát từ 17:30 đến 19:15 ngày thường: 30 phút theo giá 150.000/giờ và 75 phút theo giá 180.000/giờ, tiền giờ = 75.000 + 225.000 = 300.000 đ.

7Thực đơn ngầm định

Thực đơn (bộ món) là danh sách món đi kèm nhau. Mỗi loại phòng có thể gán một thực đơn tối thiểu, tự thêm vào hóa đơn khi mở phòng. Ví dụ phòng karaoke VIP luôn có khăn lạnh, nước suối, đĩa trái cây.

Khai báo thực đơn

Vào Quầy bar → Khai báo thành phẩm. Màn hình gồm 3 phần: danh sách thực đơn (trái), các món trong thực đơn (giữa), danh mục món để thêm (phải).

1. Bấm + Thực đơn mới (F3). Phần mềm gợi ý mã TD01, TD02...; nhập tên thực đơn, đơn vị tính (Bộ). Có thể dùng mã một mặt hàng đã có.
2. Ở danh mục bên phải, chọn nhóm hoặc gõ tên món, nhấn đúp hoặc Enter để thêm. Thêm lại món đã có sẽ cộng thêm 1.
3. Sửa Số lượng trực tiếp trên lưới. Cột Giá riêng để trống thì tính theo giá bán của bàn; nhập giá nếu muốn bán theo giá combo.
4. Dùng ▲ Lên / ▼ Xuống để sắp thứ tự in; Bỏ món hoặc Delete để bỏ món.
5. Bấm Lưu (Ctrl+S). Có thể In thực đơn để đặt trên bàn.

Gán thực đơn cho loại phòng

Mở Khai báo loại phòng, loại bàn, đơn giá giờ, chọn loại phòng, chọn ô Thực đơn ngầm định rồi lưu. Nút Khai báo thực đơn... mở nhanh màn hình thực đơn để tạo mới và chọn.

8Phục vụ khách hàng

Vào Quầy bar → Phục vụ khách hàng. Đây là màn hình nhân viên dùng hằng ngày.

Trạng thái phòng, bàn

Màu và hình ảnh của từng trạng thái có thể đổi trong Thông số bán hàng → Sơ đồ phòng, bàn.

Mở bàn và gọi món

1. Bấm vào bàn trống trên sơ đồ.
2. Bấm vào ô món để thêm 1 phần. Bàn được mở tự động (ghi giờ vào) và thực đơn ngầm định của loại phòng được thêm vào hóa đơn.
3. Tìm món nhanh: nhấn F2, gõ tên hoặc mã món, nhấn Enter.
4. Bấm chuột phải vào ô món để gọi theo số lượng.
5. Trên hóa đơn: chọn dòng món rồi dùng + / − để tăng giảm, Delete để xóa. Chuột phải vào dòng món để Sửa số lượng, Sửa đơn giá (nếu được phép), Ghi chú món.
6. Nhấn F4 (In bếp) để in phiếu order các món mới xuống bếp / quầy bar. Đánh dấu Ưu tiên cho món cần làm trước.

Thông tin khách, khách đặt

• Khách lẻ / Nhập mã khách hàng...: gán khách hàng cho hóa đơn (tích điểm, công nợ, xuất hóa đơn).
• Khách đặt: lấy phiếu đặt món / tiền cọc của khách đã đặt trước vào hóa đơn.
• Ghi chú: ghi chú cho cả hóa đơn (số khách, yêu cầu đặc biệt).

Chuyển bàn, gộp đoàn

• Chuyển bàn: chọn bàn đang có khách → Chuyển bàn → bấm vào bàn trống cần chuyển tới. Nhấn Esc để hủy.
• Gộp đoàn: gom nhiều bàn của cùng một đoàn khách để thanh toán chung. Các bàn cùng đoàn được đánh dấu cùng màu trên sơ đồ.
• Chuyển TT: chuyển món sang hóa đơn khác để thanh toán riêng.

9Thanh toán, dọn bàn

1. Xin thanh toán F9
   Chốt giờ ra, tính tiền giờ, in phiếu tạm tính đưa khách kiểm tra. Bàn chuyển sang màu chờ thanh toán.
2. Chiết khấu, phí dịch vụ, VAT
   Bấm Chiết khấu để giảm giá theo % hoặc số tiền; Phí dịch vụ + VAT để điều chỉnh phí phục vụ, thuế cho hóa đơn.
3. Thanh toán F10
   Chọn hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ...), nhập tiền khách đưa, phần mềm tính tiền thối lại và in hóa đơn.
4. Dọn bàn F12
   Sau khi khách ra về, dọn bàn để bàn trở lại trạng thái trống.

• In hóa đơn: in lại hóa đơn của bàn đang chọn.
• HĐ điện tử: xuất hóa đơn điện tử cho hóa đơn đã thanh toán (cần khai báo dịch vụ HĐĐT trong Thông số bán hàng).

10Đặt phòng, bàn

Vào Quầy bar → Đặt phòng để ghi nhận khách đặt trước. Số phiếu đặt trong ngày hiển thị ở góc màn hình phục vụ (Đặt trước: n).

1. Bấm + Đặt mới (F3). Nhập khách hàng (tên, số điện thoại), ngày giờ đến, loại phòng hoặc phòng/bàn cụ thể, số lượng khách, tiền cọc, ghi chú.
2. Bấm Lưu (Ctrl+S). Có thể In phiếu đặt cho khách.
3. Lọc nhanh danh sách: Hôm nay, Ngày mai, 7 ngày tới; theo trạng thái Chờ nhận, Đã nhận, Đã hủy.
4. Khi khách đến: chọn phiếu → Nhận phòng. Phòng được mở, tiền cọc và ghi chú được chuyển vào hóa đơn.
5. Khách hủy: chọn phiếu → Hủy đặt.

11Bán lẻ, mang về

Dùng cho khách mua mang về, không ngồi bàn. Mở bằng nút Bán lẻ trên màn hình phục vụ.

1. Tìm món theo tên hoặc mã, nhập số lượng, bấm Thêm (Enter). Có thể thêm nhiều món vào cùng một hóa đơn.
2. Dùng + / − để sửa số lượng, Xóa dòng hoặc Xóa hết khi nhập nhầm.
3. Bấm Bán hàng (F10) để lưu và in hóa đơn bán lẻ. Đánh dấu Xem trước khi in nếu muốn kiểm tra hóa đơn trước.

12Hóa đơn đã thanh toán

Bấm HĐ đã thanh toán trên màn hình phục vụ để xem danh sách phòng, bàn đã thanh toán.

• Chọn khoảng thời gian: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày hoặc từ ngày - đến ngày, bấm Xem (F5).
• Bảng tổng hợp phía trên: tiền giờ, tiền hàng, giảm giá, phí phục vụ + VAT, tổng cộng.
• Chọn hóa đơn và nhấn Mở hóa đơn (Enter) để xem chi tiết hoặc in lại.

13Thiết lập thông số bán hàng

Vào Quầy bar → Thông số bán hàng. Các mục màu xám chỉ quản trị viên được thay đổi.

14Phím tắt