Quản lý khách sạn: Check-in là gì? Quy trình check-in tại khách sạn diễn ra như thế nào?

Check-in là gì? Giãi mã thủ tục quan trọng giúp tạo ấn tượng đầu tiên về sự chuyên nghiệp, hiện đại của khách sạn cho mỗi khách hàng

Check-in là thủ tục không thể thiếu tại mỗi khách sạn từ cao cấp đến bình dân. Đây được xem là bước quan trọng để gây ấn tượng với khách hàng đầu tiên. Do đó, các khách sạn rất chú trọng đầu tư khâu này. Vậy check-in là gì? Quy trình diễn ra như thế nào là đúng chuẩn dành cho nhân viên lễ tân? Hãy cùng Topsoft.vn tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Check-in là gì?

Check-in là gì? Nó là 1 trong những thủ tục bắt buộc khi bạn lưu trú tại 1 khách sạn. Nó được hiểu là quy trình thực hiện việc đăng ký, xác nhận thông tin khách hàng lưu trú. Công việc này thường diễn ra ở khu vực tiền sảnh và do lễ tân đảm nhận. Check in là bước đầu tiên khi khách hàng đến lưu trú tại khách sạn. Nó không quá phức tạp nhưng vô cùng quan trọng để tạo ấn tượng tốt đầu tiên với khách hàng. Đó là sự chuyên nghiệp, nhanh chóng và nhanh chóng. Đồng thời, thực đúng các bước để đảm bảo không xảy ra sự cố.

2. Hình thức check-in phổ biến

Các hình thức check in phổ biến bao gồm:

+ Front Desk Check-In

Đây là dịch vụ nhận phòng tại quầy lễ tân. Nó được coi là dịch vụ phổ biến nhất vì khách sẽ bước tới quầy lễ tân trước tiên và check-in.

+ Club lounge check-in

Đây là dịch vụ check-in cho doanh nhân. Khi khách doanh nhân bước vào sảnh chính khách sạn, họ sẽ được dẫn thẳng lên khu vực club lounge để check-in. Đồng thời, được mời thức uống và thức ăn nhẹ.

+ In-Room Check-In

In-room check-in là dịch vụ nhận phòng tại phòng khách. Thông thường, những vị khách đặt xe đưa đón tại sân bay sẽ được sử dụng dịch vụ này. Khi khách đến, khách sẽ được dẫn thẳng lên phòng làm thủ tục check in.

+ Express Check-In

Dịch vụ này được dành cho những khách thường xuyên ở tại khách sạn. Khi khách quen đến check-in, họ sẽ được mời điền form mẫu để khuyến khích sử dụng express check-in. Thông tin quan trọng nhất là thông tin thẻ tín dụng.

+ Member Check-In

Member Check-In là dịch vụ nhận phòng dành cho những vị khách trung thành hoặc là thành viên.

+ Mobile Check-In

Dịch vụ này cho phép nhận phòng qua điện thoại. Đây cũng là kênh giúp khách hàng tương tác trực tiếp với người đại diện khách sạn. Khi sử dụng mobile check-in, khách chỉ cần đến quầy và nhận chìa khóa.

3. Thời gian check-in tại khách sạn vào mấy giờ?

Thông thường, thời gian nhận phòng được các khách sạn áp dụng là 14h chiều. Thời gian lưu trú 1 ngày của khách thuê phòng sẽ được tính từ 14 giờ chiều hôm nay đến 12 giờ trưa hôm sau. Có thể thấy, giữa thời gian check-in và check-out chênh nhau khoảng 2 tiếng. Đây là thời gian khách sạn sử dụng để dọn dẹp, setup phòng để kịp đón khách lưu trú mới. Đặc biệt vào mùa cao điểm, tỷ lệ đặt phòng cao nên dịch vụ dọn dẹp bị hạn chế. Bởi vậy, khách sạn thường tuyển dụng nhân viên buồng thời vụ 3 tháng, 6 tháng.
 

4. Chi tiết về quy trình check-in tại khách sạn

Cùng Topsoft.vn khám phá ngay chi tiết về quy trình check-in tại khách sạn.

4.1 Các bước trong quy trình check in tại khách sạn

Cần tuân thủ các bước trong quy trình check in để đảm bảo tính chuyên nghiệp và không xảy ra nhiều vấn đề phát sinh. Quy trình check-in được quy định như sau:

+ Bước 1: Chào đón khách và tiếp nhận thông tin cơ bản từ khách.

Ấn tượng ban đầu rất quan trọng trong bất cứ lĩnh vực nào. Đặc biệt là kinh doanh dịch vụ khách sạn. Trong suốt quy trình check in, nhân viên lễ tân cần niềm nở, nhiệt tình và thân thiện. Đây là yếu tố quan trọng giúp khách sạn ghi điểm với khách hàng. Sau đó, nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận những yêu cầu và thông tin của khách hàng. Cụ thể là tên, số điện thoại,… để xác nhận đăng ký cho khách. Đồng thời, cần kiểm tra tình trạng đặt phòng trước hoặc phòng trống (nếu chưa đặt) để đảm bảo phục vụ khách hàng nhanh chóng và tốt nhất.

+ Bước 2: Kiểm tra tình trạng đặt phòng trước hay chưa của khách. 

– Nếu khách là khách chưa có Reservation (khách hàng chưa đặt phòng trước): Dựa vào nhu cầu của khách để giới thiệu các loại phòng còn trống phù hợp nhất. Hoặc có thể giới thiệu cho khách loại phòng và dịch phụ của khách sạn phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Sau đó tiến hành thủ tục đăng ký và check in nhanh chóng.
– Nếu là khách đã có Reservation (khách đã đặt phòng trước): Yêu cầu xem voucher, mã đặt phòng để biết thông tin của khách/ thông tin người đặt phòng. Đồng thời, kiểm tra và xác nhận lại trên máy tính. Nếu có thì nhắc lại để xác nhận một số thông tin về đặt phòng như ngày nhận phòng, trả phòng, các dịch vụ khác,… Rồi làm thủ tục check in cho khách. Nếu thông tin không tồn tại, cần mời khách ngồi và nhanh chóng kiểm tra nguyên do lỗi.
 

+ Bước 3: Thông báo về loại phòng khách ở, giá, khuyến mãi, phương thức thanh toán và các dịch vụ kèm theo. 

– Thanh toán bằng tiền mặt: Với phương thức này, thường khách sạn sẽ tạm ứng trước một phần khi khách hàng làm thủ tục đăng ký. Và đây cũng là phương thức được nhiều khách du lịch lựa chọn nhất.
– Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Nhân viên sẽ mượn thẻ của khách, lấy số thẻ. Sau đó xác nhận xem thẻ có hợp lệ và còn khả năng thanh toán không.
– Thanh toán qua voucher: Phương thức thanh toàn này thường được khách du lịch đi theo tour trọn gói từ công ty lữ hành sử dụng. Lễ tân sẽ tiếp nhận, kiểm tra thông tin voucher và những thông tin liên quan về khả năng hợp lệ, hạn sử dụng và các dịch vụ đi kèm để đáp ứng. Nếu được chấp nhận, lễ tân sẽ kiểm tra phòng buồng đã sẵn sàng chưa và giao chìa khóa cho khách.
– Trường hợp công ty thanh toán: Cần chuẩn bị các giấy tờ khẳng định, tiền tạm ứng… Đồng thời, nhân viên sẽ cho biết công ty thanh toán dịch vụ nào và dịch vụ nào sẽ phải tự thanh toán.

+ Bước 4: Khi khách đồng ý, thông báo cho bộ phận liên quan chuẩn bị  phòng đón khách.

+ Bước 5: Xin thông tin cá nhân, giấy tờ tùy thân như CMND hoặc hộ chiếu để làm thủ tục nhận phòng. Yêu cầu khách ký xác nhận đặt phòng sau khi họ đã xác nhận đúng thông tin.

+ Bước 6: Giới thiệu sơ lược về khách sạn, địa điểm du lịch và dịch vụ xung quanh nếu khách yêu cầu cùng các dịch vụ đi kèm.

+ Bước 7: Hỏi xem khách hàng cần giải đáp hay có điều kiện đặc biệt gì không. Phổ biến cho khách hàng những quy định của khách sạn.

+ Bước 8: Chào tạm biệt khách, chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ. Thông báo cho bellman mang hành lý và dẫn khách lên nhận phòng. 

+ Bước 9: Đưa khách lên phòng và giao chìa khóa phòng cho khách.

+ Bước 10: Cập nhật hồ sơ của khách lưu trú trên hệ thống theo quy định.

4.2 Quy trình check-in cho khách lẻ

- Chào đón khách và tiếp nhận thông tin từ khách hàng. Bao gồm thông tin cá nhan, tình trạng đặt phòng và yêu cầu đặc biệt.

- Xác định tình trạng đặt phòng. Nếu đã đặt trước phòng cần xác nhận lại thông tin. Nếu chưa, tùy vào yêu cầu của khách và tình hình thực tế để sắp xếp.

- Xác nhận phòng và thông báo cho bộ phận liên quan chuẩn bị phòng.

- Xác nhận thông tin về giá phòng, loại phòng, số ngày lưu trú, phương thức thanh toán, các dịch vụ đi kèm và chương trình khuyến mãi.

- Xin thông tin cá nhân, mượn giấy tờ tùy thân để làm thủ tục nhận phòng và mời khách ký.

- Cung cấp thông tin về các tour du lịch, địa điểm du lịch,…, giải đáp thắc mắc hoặc đáp ứng những yêu cầu đặc biệt của khách.

- Giao chìa khóa phòng cho khách

- Chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ, thông báo bộ phận liên quan mang hành lý và dẫm khách lên phòng.

- Cập nhật hồ sơ khách trên hệ thống.

4.3 Quy trình check-in cho khách đoàn (GIT)

- Chào đón khách.

- Xác nhận chi tiết thông tin đặt phòng của khách đoàn. Cụ thể là kiểm tra, thông báo số phòng, số lượng phòng, hồ sơ đặt phòng với người đại diện/ trưởng đoàn để tránh nhầm lẫn. Sau đó, lập hồ sơ đăng ký đã chuẩn bị. Xác nhận lại với khách một số thông tin đặt buồng: Tên khách – Tên công ty/ cơ quan – Loại phòng, số lượng phòng, yêu cầu đặt biệt về phòng- Thời gian lưu trú – Trách nhiệm và hình thức thanh toán.
Giới thiệu và gợi ý cho khách một số loại phòng phủ hợp hơn nếu có vấn đề phát sinh.

- Thông báo cho bộ phận liên quan chuẩn bị đón tiếp khách lên phòng.

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, hoàn thiện các thông tin chính xác.

- Thông báo với người đại diện và xin CMT/ hộ chiếu của khách để đăng ký lưu trú. Đồng thời, bổ sung vào hồ sơ lưu trú – khai báo tạm trú tạm vắng cho công an.

- Xác nhận trách nhiệm và hình thức thanh toán.

- Thông báo số phòng, giao chìa khóa phòng/ thẻ từ cho khách.

- Giới thiệu và giao các phiếu dịch vụ miễn phí. Tư vấn các dịch vụ bổ sung.

- Thông báo số điện thoại của bộ phận lễ tân để khách liên lạc khi cần.

- Liên hệ với bộ phận liên quan mang hành lý và dấn khách lên phòng.

- Hoàn thiện nốt một số giấy tờ.

- Cập nhật thông tin khách trên hệ thống khách sạn.

- Hoàn tất thủ tục đăng ký phòng cho đoàn và khai báo danh sách khách đoàn lưu trú tại khách sạn.

4.4 Những tình huống thường gặp khi làm thủ tục check-in cho khách là gì? 

Trong quá trình làm thủ tục check in, một số tình huống và sự cố có thể xảy ra. Do đó, để có giải pháp xử lý kịp thời và hiệu quả, cần chuẩn bị trước một số tình huống sau:

- Khách đến làm thủ tục nhận phòng trước giờ check-in quy định.

- Khách lẻ đặt phòng không đảm bảo, đến nhận phòng muộn nên đã chuyển cho khách khác.

- Khách đặt phòng qua công ty lữ hành. Khi đến nơi, không hài lòng với diện tích và dịch vụ khách sạn.

- Khách báo đã đặt phòng nhưng không có thông tin trên hệ thống.

5. Tiêu chuẩn dịch vụ lễ tân khách sạn trong quy trình check-in là gì?

Chất lượng dịch vụ, trải nghiệm khách hàng luôn được ưu tiên hàng đầu. Đặc biệt là trong kinh doanh mô hình khách sạn. Nhân viên luôn được đào tạo và huấn luyện về kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ. Từ đó, làm khách hàng hài lòng ở mức tối đa. Bởi thái độ của nhân viên có thể làm ảnh hưởng đến uy tín và danh tiếng thương hiệu. Một số tiêu chuẩn của lễ tân cần đảm bảo như:

- Nhiệt tình, niềm nở, cư xử nhã nhặn và lịch sự chào đón khách

- Tôn trọng, không tranh cãi, thờ ơ và đối xử bình đẳng với tất cả khách hàng

- Cố gắng ghi nhớ tên phòng và tên khách trong quá trình phục vụ

- Nhận lỗi và xin lỗi chân thành nếu khiến khách hàng gặp rắc rối

- Nhanh nhẹn, nhiệt tình và sẵn sàng hỗ trợ khách hàng

- Đầu tóc, trang phục gọn gàng, ưa nhìn và tạo ấn tượng tốt với khách hàng

- Am hiểu về đặc trưng tâm lý từng loại khách, từng quốc gia để cư xử khéo léo và phù hợp với văn hóa địa phương.

- Khách không phải chờ đợi lâu hơn 5 – 8 phút

- Đội ngũ nhân viên lễ tân phải đầy đủ theo yêu cầu phục vụ.

- Cung cấp số phòng và chìa khóa kín đáo cho khách.

- Hoàn thành việc Check-in của khách trong hệ thống phần mềm quản lý khách sạn (PMS)

6. Lưu ý về những quy định của khách sạn về check-in sớm

Mối khách sạn đều có nhữngnội quy riêng cho khách lưu trú. Trong đó, có những quy định nghiêm ngặt về thời gian check in. Vậy nên, trong trường khách muốn nhận phòng sớm, nếu có phòng trống sẵn, lễ tân có thể tiến hành thủ tục check-in sớm cho khách. Tùy khách sạn mà có thể tính phí hay miễn phí. Thông thường, mức tính phí check-in sớm như sau:

+ Từ 5h – 9h: 50% giá phòng

+ Từ 9h – 14h: 30% giá phòng

7. Một số công nghệ giúp tối ưu hóa quy trình check-in là gì?

Ngành khách sạn cạnh tranh vô cùng khốc liệt. Do đó, để thu hút khách hàng, họ không ngừng nâng tầm trải nghiệm với xu hướng chuyển đổi số. Bởi mới mẻ, hiện đại và tiện lợi là những yếu tố mà khách hàng đặt lên hàng đầu khi lựa chọn khách sạn. Là một ngành lấy khách hàng là trung tâm, việc ứng dụng công nghệ tiên tiến sẽ mang lại cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối.

7.1 Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn là công nghệ được ưa chuộng hàng đầu hiện nay. Nó cung cấp cho khách hàng công nghệ giúp tối ưu hóa mọi quy trình. Trong đó, không thể không kể đến check in. Dữ liệu khách hàng đặt phòng sẽ được lưu trữ trực tuyến. Ngoài ra, khách sạn còn có thể quản lý dễ dàng tình trạng phòng, đặt phòng,… Nhờ đó, khách hàng có thể check in nhanh chóng và tiện lợi.

Phần mềm Quản lý khách sạn TOPSOFT.VN là lựa chọn tuyệt vời cho những người chủ, người quản lý khách sạn với mọi quy mô khách nhau. Đây có thể là “Người bạn đồng hành” giúp bạn đơn giản hoá việc quản lý. Một vài ưu điểm nổi bật của phần mềm có thể kể đến như:

7.2. Quản lý đặt phòng hiệu quả

Việc quản lý đặt phòng chưa bao giờ dễ hơn như khi bạn có phần mềm quản lý. Bạn có thể theo dõi sơ đồ đặt phòng và có thể quan sát được phòng nào trống, phòng nào đã có người thuê. Điều này sẽ giúp bạn điều phối và sắp xếp phòng một cách hợp lý nhất. 

Thêm vào đó, dưới sự quản lý đúng và chặt chẽ như vậy, sẽ giúp lễ tân khách sạn có thể hỗ trợ khách hàng đổi phòng nhanh chóng. Thay vì việc quản lý thủ công gây mất thời gian và có thể không hiệu quả.

7.3. Tích hợp với nhiều thiết bị khác nhau

Với phần mềm Quản lý khách sạn TOPSOFT.VN, chỉ cần một thiết bị (Smartphone, máy tính bảng hoặc máy tính) có kết nối Internet, bạn đã có thể truy cập vào phần mềm. Điều này sẽ giúp bạn quản lý khách sạn mọi lúc, mọi nơi, nắm bắt tình hình kịp thời.

7.4. Tính bảo mật cao

So với việc dùng sổ sách hoặc dùng file excel để lưu trữ thì phần mềm quản lý khách sạn mang lại tính bảo mật tốt hơn rất nhiều. Bạn sẽ không lo bị mất dữ liệu kinh doanh bởi phần mềm được trang bị tính năng bảo mật cao. Người quản lý hãy yên tâm sử dụng vì phần mềm Quản lý khách sạn TOPSOFT.VN an toàn tuyệt đối.

7.5. Quản lý thu chi hiệu quả

Quản lý thu chi sẽ trở nên đơn giản, hiệu quả hơn khi có sự giúp đỡ của phần mềm. Hệ thống sẽ tự tính toán ra những khoản thu, chi và lập báo cáo để giúp người quản lý dễ dàng theo dõi. Từ đó đưa ra những đánh giá về tình hình kinh doanh.

Quý doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực Nhà hàng Khách Sạn quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng trên phần mềm Quản lý Khách sạn Topsoft, vui lòng liên hệ Hotline: 091 234 7410 hoặc Email liên hệ : hieucmtopsoft@gmail.com