Phương pháp hủy hóa đơn điện tử

Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ra đời đã ban hành nhiều quy định mới về hóa đơn. Cụ thể, kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2022 thì các doanh nghiệp sẽ bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn đang sử dụng sang hóa đơn điện tử mới theo quy định trong Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Ngoài ra, căn cứ vào quy định về việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (ngay sau khi doanh nghiệp nhận được thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) từ cơ quan thuế) thì trong vòng 30 ngày kể từ khi Cơ quan Thuế chấp nhận mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, doanh nghiệp phải làm thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo mẫu cũ không sử dụng nữa. (Các hóa đơn điện tử mẫu cũ là hóa đơn điện tử theo định dạng cũ của Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP). 

Chi tiết cách thực hiện các phương pháp hủy hóa đơn như thế nào? Nội dung này sẽ được TOPSOFT.VN chia sẻ chi tiết trong bài viết dưới đây. 

1. Phương pháp hủy hóa đơn điện tử là gì 

Phương pháp hủy hóa đơn điện tử là phương pháp làm cho hóa đơn điện tử đó không có giá trị sử dụng. Đây là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. (Căn cứ theo khoản 10, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Các trường hợp hủy hóa đơn thường gặp như:

+ Trường hợp 1: Hủy hóa đơn giấy;

+ Trường hợp 2: Hủy hóa đơn điện tử theo mẫu cũ đã hết hiệu lực sử dụng của Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Nghị định số 51/2010/NĐ-CP;

+ Trường hợp 3: Hủy hóa đơn điện tử do sai sót trong quá trình sử dụng theo thông tư số 78/2021/TT-BTC hiện hành.

Chi tiết về phương pháp hủy hóa đơn cho từng trường hợp như sau:

2. Các phương pháp hủy hóa đơn 

2.1 Phương pháp hủy hóa đơn giấy

Theo quy định, doanh nghiệp phải tiến hành hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng ngay sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cụ thể, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hoá đơn giấy, đồng thời thực hiện hủy hóa đơn theo quy định. Phương pháp hủy hóa đơn giấy thông dụng được áp dụng là: đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải lập hồ sơ hủy hóa đơn và thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý, chi tiết trình bày tại mục 3. 

2.2. Phương pháp hủy hóa đơn điện tử theo mẫu cũ của Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Nghị định số 51/2010/NĐ-CP 

Đối với hóa đơn điện tử theo mẫu cũ của Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Nghị định số 51/2010/NĐ-CP thì doanh nghiệp cũng phải tiến hành hủy hóa đơn sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Thời hạn thực hiện chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Phương pháp hủy hóa đơn điện tử theo mẫu cũ của Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Nghị định số 51/2010/NĐ-CP sẽ được thực hiện trên hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải lập hồ sơ hủy hóa đơn và thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý, chi tiết trình bày tại mục 3. 

2.3 Phương pháp hủy hóa đơn điện tử do sai sót trong quá trình sử dụng theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC hiện hành 

Trường hợp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC hiện hành có phát sinh sai sót mà người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán được phép hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế. (Căn cứ tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Phương pháp hủy hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC như sau:

Chi tiết các bước hủy hóa đơn điện tử sai sót theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC

·        Bước 1: Doanh nghiệp lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT

+ Doanh nghiệp thực hiện gửi thông báo với cơ quan thuế (CQT) theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. 

+ Doanh nghiệp có thể tạo Mẫu 04/SS-HĐĐT với từng hóa đơn sai sót hoặc danh sách nhiều hóa đơn điện tử sai sót nếu có nhiều hóa đơn sai cần hủy. 

+ Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất được tính là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử sai sót.

+ Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo hủy hóa đơn điện tử sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

·        Bước 2: Doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót trên hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn lập hồ sơ hủy hóa đơn và thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế đối với hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo mẫu cũ

3.1 Hướng dẫn lập hồ sơ hủy hóa đơn

Các bước lập hồ sơ hủy hóa đơn như sau:

Chi tiết các bước lập hồ sơ hủy hóa đơn:

+ Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. 

Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

+ Bước 2: Kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy. Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

+ Bước 3: Lập hồ sơ tiêu hủy hóa đơn

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy; trong đó ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn; trong đó phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy.

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC áp dụng cho việc hủy các hóa đơn điện tử mẫu cũ và hóa đơn giấy. Mẫu 3.11 này còn có tên gọi khác là Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC. (xem chi tiết cách lập mẫu Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03 ở mục 3.2 dưới đây).

Riêng hóa đơn giấy đặt in mua của cơ quan thuế nếu đến hết 30/06/2022 doanh nghiệp các bạn chưa hủy thì các bạn sẽ thực hiện thông báo hủy hóa đơn áp dụng theo mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Sau khi điền đầy đủ mẫu số 02/HUY-HĐG, các bạn ký đóng dấu gửi bản cứng trực tiếp cho cơ quan thuế quản lý.

Xem mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP dưới đây:

Mẫu số: 02/HUY-HĐG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

________________________

THÔNG BÁO KẾT QUẢ TIÊU HỦY HÓA ĐƠN GIẤY

Kính gửi:………………….

Tên tổ chức, cá nhân: .

Mã số thuế:…

Địa chỉ:.

Phương pháp hủy hóa đơn:

Hồi……giờ….ngày….tháng….năm……, (tổ chức, cá nhân) thông báo hủy hóa đơn như sau:

+ Bước 4: Thông báo tới cơ quan thuế và lưu hồ sơ hủy

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. 

Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

3.2. Hướng dẫn lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC) trên HTKK

Để thực hiện hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK), các bạn sẽ thực hiện các bước như sau:

Bước 1:  Đăng nhập vào phần mềm HTKK

Các bạn điền đúng mã số thuế doanh nghiệp và bấm đăng nhập vào phần mềm HTKK để vào hệ thống hỗ trợ kê khai người nộp thuế HTKK.

Bước 2: Lập “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” trên HTKK

Sau khi các bạn đã đăng nhập được vào phần mềm HTKK. Các bạn hãy chọn mục “Hóa đơn”, tiếp đó các bạn chọn mục “Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC)” và thực hiện lập thông báo hủy hóa đơn theo quy định.  

Chi tiết cách lập thông báo kết quả hủy hóa đơn điện tử TB03/AC như sau:

+ Đầu tiên, các bạn phải tiến hành nhập đầy đủ các thông tin như “phương pháp hủy hóa đơn”, cụ thể: 

-        Đối với hóa đơn giấy các bạn có thể sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác. 

-        Còn đối với hóa đơn điện tử thì sẽ thực hiện tiêu hủy trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đó

+ Tiếp theo đó là các bạn điền các chỉ tiêu như: “ngày giờ thông báo hủy hóa đơn”, “mã hóa đơn”, “tên loại hóa đơn”, “mẫu số, ký hiệu hóa đơn”, “từ số, đến số”, người lập biểu, người đại diện theo pháp luật, “ngày thông báo hủy hóa đơn”. Tiếp theo các bạn bấm nút“Ghi” để lưu lại, rồi kết xuất file XML để chuẩn bị nộp tờ khai lên trang thuế điện tử.

Xem hình minh họa phương pháp hủy hóa đơn điện tử trên TB03/AC bên dưới:

Bước 3: Nộp tờ khai “Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC)”

Sau khi các bạn lập xong tờ khai “Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC)” thì các bạn kết xuất tờ khai dạng xml, rồi tiếp đó các bạn đăng nhập vào trang thuế điện tử có địa chỉ tại: https://thuedientu.gdt.gov.vn. Các bạn chọn mục “DOANH NGHIỆP” và thực hiện đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử để kê khai tờ khai này giống như các tờ khai thuế bình thường khác.

Sử dụng hoá đơn chuyển đổi theo thông tư 78 BTC là nhiệm vụ của các doanh nghiệp để đáp ứng lộ trình sử dụng hoá đơn điện tử như đã ban hành của Tổng cục Thuế. Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với hoá đơn điện tử như Phần mềm kế toán Topsoft.vn sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán Topsoft.vn có khả năng: 

+ Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, cho phép phát hành hoá đơn điện tử theo thông tư 78 BTC ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;

+ Liên kết với các đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử BKAV, VNPT, M-invoice …. dễ dàng tích hợp và thiết kế mẫu hoá đơn cho doanh nghiệp

+ Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Các tính năng đều được hướng dẫn cụ thể chi tiết, kế toán có thể tham khảo trước khi ghi nhận thực tế tại doanh nghiệp mình.

Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử trên phần mềm Kế toán Topsoft, vui lòng liên hệ Hotline: 091 234 7410 hoặc Email liên hệ : hieucmtopsoft@gmail.com