Cách chọn phần mềm kế toán ưu việt và chất lượng phù hợp nhất với doanh nghiệp

  Ngày 02/8/2022     

Hiện nay, doanh nghiệp có khá nhiều lựa chọn với rất nhiều thương hiệu phần mềm kế toán, vì vậy việc chọn phần mềm nào phù hợp với quy mô và đặc thù của từng công ty đôi khi cũng không hề đơn giản.

Hãy cùng theo dõi bài viết sau đây của chúng tôi để cùng nhau tìm hiểu chi tiết về cách chọn lựa, cũng như những gợi ý từ danh sách các phần mềm kế toán phổ biến nhất trên thị trường hiện nay để doanh nghiệp có thể tham khảo từ đó có được những chọn lựa phù hợp nhất.

1. Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là một hệ thống chương trình kế toán được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính, cho phép người dùng nhập vào các chứng từ, số liệu dựa trên các thủ tục, quy trình có sẵn. 

Phần mềm kế toán sẽ xử lý và đưa ra các báo cáo một cách chính xác và tự động, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và chi phí so với hoạt động thủ công.

 

2. Phân loại phần mềm kế toán trên thị trường

2.1. Phần mềm kế toán đóng gói trọn gói

Đây là các phần mềm kế toán đơn giản được thiết kế sẵn, đóng gói thành các sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm… Phần mềm kế toán dạng này thường được bán rộng rãi và phổ biến, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Phần mềm kế toán đóng gói được cung cấp phổ biến trên thị trường với mức chi phí khá hợp lý. Nếu so sánh với phần mềm theo yêu cầu thì mức chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả thấp hơn. Do vậy, các đơn vị cũng tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể khi đầu tư công cụ.

Phần mềm kế toán đóng gói thường khá phổ biến, chính vì vậy phần mềm trở nên quen thuộc và được nhiều người dùng sử dụng thành thạo.

2.2. Phần mềm đặt hàng

Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp nào đó hoặc một số nhỏ các đơn vị trong cùng một tập đoàn và hệ thống theo đơn đặt hàng. 

Trong trường hợp này nhà cung cấp phần mềm không đưa ra một sản phẩm sẵn có mà mang đến khách hàng dịch vụ phát triển sản phẩm trên những yêu cầu cụ thể của bên đặt hàng. Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành cao. 

Thường thì những đơn vị có nhiều nghiệp vụ, quy mô lớn hoặc ngành nghề, quy trình hoạt động có nhiều đặc thù sẽ yêu cầu phần mềm đặt hàng riêng để phù hợp cho nhu cầu quản lý của đơn vị đó đó mà phần mềm đóng gói không đáp ứng được.

 

3. Các tiêu chí để chọn phần mềm kế toán nào tốt.

Để đánh giá và chọn lựa thì các kế toán cần phải biết tiêu chí đánh giá cần thiết trước khi đưa ra quyết định nên sử dụng phần mềm kế toán nào cho đơn vị của mình. Một số tiêu chí cần thiết để doanh nghiệp cân nhắc trước khi chọn phần mềm kế toán như:

+  Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ và phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của đơn vị

Tiêu chuẩn đầu tiên là phần mềm kế toán cần phải có đầy đủ nghiệp vụ kế toán phát sinh như: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Thuế, Hóa đơn, Kho, Tài sản cố định (TSCĐ), Công cụ dụng cụ (CCDC), Tiền lương…

+ Phần mềm kế toán phải tiện – đẹp – dễ sử dụng, dễ dàng triển khai

Phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng sẽ giúp kế toán làm việc dễ dàng và thoải mái hơn, từ đó tăng năng suất và chất lượng công việc.

+ Đáp ứng các yêu cầu về kế toán tài chính và quản trị

Ngoài yếu tố đảm bảo các yêu cầu về kế toán, tài chính, doanh nghiệp nên ưu tiên chọn các phần mềm quản trị, tức là phần mềm có nhiều tính năng phục vụ nhu cầu quản trị, chẳng hạn như quản trị hàng tồn kho, phân tích và đánh giá tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận…

+ Phần mềm kế toán có khả năng nâng cấp/cập nhật theo quy định mới nhất của Nhà nước

Các quy định về thuế, kế toán thường xuyên có thay đổi, cập nhật… Do đó, khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp nên ưu tiên chọn các nhà cung cấp có khả năng cập nhật nhanh các chính sách mới theo quy định của nhà nước. 

  • Nhà cung cấp uy tín lâu năm và phần mềm được nhiều người sử dụng

Các đơn vị phát hành có uy tín lâu năm, có đội ngũ kỹ thuật hùng mạnh và đội ngũ chuyên gia nghiệp vụ trong ngành kế toán có thể cập nhật các chính sách nhanh hơn, hỗ trợ các vấn đề phát sinh cho khách hàng.

  • Phần mềm đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu

Mất dữ liệu là rủi ro rất nguy hiểm với kế toán. Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm có độ bảo mật cao và được đơn vị phát hành cam kết về mức độ an toàn.

  • Có thể khả năng kết nối với hệ thống khác

Nếu phần mềm có thể tích hợp các ứng dụng liên quan như cổng thanh toán trực tuyến, ngân hàng điện tử, HĐĐT, thuế… để tự động hạch toán hay lập báo cáo tự động thì sẽ giúp kế toán tiết kiệm được rất nhiều thời gian nhập liệu mà độ chính xác cao hơn.

                                                     Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán 

 

4. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán

Khi mở rộng quy mô, số liệu tài chính kế toán tại đơn vị sẽ phức tạp hơn. Việc xử lý dữ liệu trong bảng tính Excel trở nên khó hiểu, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, đồng thời không thể tích hợp cùng với các hệ thống khác như:  Thuế điện tử, HĐĐT… để đồng bộ dữ liệu nhanh chóng hơn.

Tuy nhiên, nếu triển khai sử dụng những phần mềm kế toán thông dụng, nhiều tính năng tiện ích, công tác kế toán sẽ trở nên nhanh chóng, chính xác và tiện lợi hơn:

+ Phần mềm kế toán sẽ tự động hóa hầu hết các thao tác cơ bản, kế toán không phải xử lý thủ công nhiều, không phải tính toán bằng tay, tiết kiệm 50% thời gian, nâng cao hiệu quả công việc. 

+ Tự động tổng hợp số liệu để lập các tờ khai thuế, báo cáo tài chính… nhanh chóng, chính xác và nhất quán.

+ Phần mềm kế toán hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu sai sót đầu vào, đầu ra, đối chiếu các sổ sách kế toán, báo cáo, đánh giá và xử lý bút toán thừa, thiếu, chưa chính xác.

+ Hỗ trợ ban lãnh đạo có thể tra cứu thông tin tiền, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, tồn kho… nhanh chóng

 

5. Phần mềm Kế toán Topsoft phù hợp với các doanh nghiệp nhất hiện nay

Phần mềm Kế toán Topsoft là một phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay:

+ Tự động nhập liệu từ bảng excel

+ Tích hợp và phát hành trực tiếp hóa đơn điện tử trên phần mềm

+ Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.

+ Xem báo cáo điều hành mọi lúc mọi nơi: Giám đốc, kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên điện thoại di động, kịp thời ra quyết định điều hành, quản trị.

+ Là một phần mềm quản trị có đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề về:

+ Số liệu Doanh thu, Lợi nhuận, Chi phí theo từng khoản mục, khu vực, sản phẩm

+ Tình hình công nợ, dự báo dòng tiền, giúp doanh nghiệp kịp thời có kế hoạch cân đối thu chi

+ Mức Tồn kho chi tiết theo từng kho, từng sản phẩm;

+ Phần mềm Kế toán Topsoft cài đặt dữ liệu online cho phép người dùng làm việc mọi lúc mọi nơi, nhiều người làm việc một lúc.

+ Tự động sao lưu, không lo mất dữ liệu khi di chuyển địa điểm làm việc hay lỗi thiết bị máy tính làm việc

Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử trên phần mềm Kế toán Topsoft, vui lòng liên hệ Hotline: 091 234 7410 hoặc Email liên hệ : hieucmtopsoft@gmail.com